給与計算を行うのは経理部門？給与計算の業務内容も確認

給与計算は、企業運営において欠かせない業務のひとつです。しかし、複雑な計算や法律の知識が求められるため、担当する部門は企業ごとに異なります。経理部だけでなく、人事部や総務部も給与計算に関わる場合が多いです。本記事では、それぞれの部門の役割や給与計算の手順、注意すべきポイントについて解説します。

給与計算に関わる部署

給与計算の業務は、通常経理部が担当するイメージがありますが、実際には総務部や人事部が関わるケースもあります。

各部門の役割についての理解を深めると、給与計算の全体像がより明確になります。

経理部の役割

経理部は、企業全体の資金管理や会計処理を担当します。

そのため、給与計算においては最終的な支払い処理や、給与に関連する会計処理を行う役割を担います。具体的には、給与の振込や各種税金・社会保険料の処理、年末調整などの法定業務が含まれます。

総務部の役割

総務部は、企業全体の管理業務を担当する部門です。

給与計算においては、勤怠管理や福利厚生のデータを収集し、給与計算に必要な情報を提供します。とくに、小規模な企業では、総務部が給与計算全体を担当するケースも珍しくありません。勤怠データの正確な管理や残業代の算出において、総務部の役割は非常に重要です。

人事部の役割

人事部は、従業員の採用や労務管理を担当します。

給与計算においては、従業員の昇給や異動、退職に伴う情報を管理し、そのデータをもとに給与計算を行います。とくに、人事部は従業員の個別の給与体系や手当、賞与の管理に精通しているため、経理部や総務部と密に連携しながら給与計算をサポートします。

給与計算の業務内容

給与計算は、正確さが求められる業務であり、いくつかの手順を経て実施されます。

次に、給与計算の基本的な業務内容を見ていきます。

勤怠データの収集

最初のステップは、従業員の勤怠データの収集です。

タイムカードや勤怠管理システムを利用して、勤務時間や残業時間、有給休暇の取得状況などを正確に把握します。勤怠データが給与計算の基盤となるため、正確な集計が必要です。

給与計算の実施

勤怠データがそろったら、次は給与計算の実施です。

基本給に加えて、残業代や各種手当、賞与などを加算し、法定控除項目（社会保険料や所得税など）を差し引き、最終的な支給額を算出します。給与計算の際には、従業員ごとの給与体系や扶養家族の数など、個別の情報を正確に反映する必要があります。

法定控除の計算

法定控除には、社会保険料や源泉所得税、住民税などが含まれます。

控除額は法定にもとづいて計算され、企業が代行して従業員の給与から控除します。税率や保険料率が頻繁に変わるため、最新の情報を取り入れた計算が重要です。

給与明細の作成

給与計算が完了したら、給与明細を作成し、従業員に配布します。

給与明細には、支給額や控除額、手取り額の明記が必須であり、従業員が給与の内訳を正確に理解できる必要があります。また、明細書には法律で定められた項目の記載が義務づけられています。

給与の振込

最終的な給与額が確定したら、銀行振込を通じて従業員に支払います。

多くの企業では月末や翌月初めの支給が一般的です。振込時には、給与支給に関わる銀行手数料や手続きも適切に行われます。

給与計算の正確さが会社の信頼性に直結する！

給与計算は、多くの法律や規定にもとづいて行われるため、注意すべきポイントがいくつかあります。

注意を怠ると、法的なトラブルや従業員との信頼関係に影響を与える可能性があります。

法令遵守の徹底

給与計算において最も重要なのは、法令遵守です。

給与計算には、労働基準法や税法、社会保険制度など、さまざまな法律が関わります。とくに、最低賃金の引き上げや社会保険料の改定など、法改正が行われた場合には、新しい内容の迅速な反映が求められます。

法令を守らない場合、企業は罰金や罰則を受ける可能性があるため、常に最新の法令情報を把握しておく必要があります。

ミスの防止

給与計算でミスが発生すると、従業員の信頼を損なうだけでなく、企業において大きなリスクを抱える原因となります。

とくに、残業代や手当の計算ミス、法定控除の計算間違いは、法的な問題にも発展する可能性も考えられます。給与計算システムを導入し、データの二重チェックを徹底することで、こうしたミスを防止できるようになります。

勤怠データの管理強化

給与計算の基盤となる勤怠データは、正確に管理されていなければなりません。

不正確な勤怠データは、最終的な給与に誤差を生じさせ、従業員とのトラブルの原因になります。勤怠管理システムを導入し、出勤時間や休憩時間、残業時間のリアルタイムでの把握が求められます。また、従業員に対しても勤怠記録を正確に申告するように指導が大切です。

給与支給のタイミングの遵守

給与は、法律で定められた期間内に支給されなければなりません。

たとえば、毎月末締めの給与は翌月の一定期間内に支払う義務があります。給与支払いが遅れると、労働基準法違反となる可能性があり、企業に対する信頼が失われます。給与支給のスケジュールを厳守し、必要な手続きを前もって完了させることが重要です。

まとめ

給与計算は、経理部だけでなく、総務部や人事部も関わる重要な業務です。それぞれの部門が連携し、正確なデータをもとにした給与計算により、従業員に対する適切な支払いが実現されます。しかし、給与計算には多くの法的要件やミスのリスクが伴うため、専門的な知識が必要です。給与計算の負担を軽減し、正確な業務遂行を図るためには、給与計算アウトソーシングサービスを活用するのがおすすめです。