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給与計算アウトソーシングサービスとは？どんな課題を解決できる？

給与計算アウトソーシングサービスについて詳しく知らないという方のために、まずは給与計算アウトソーシングサービスがどのようなサービスであるか、また給与計算アウトソーシングサービスを導入することで解決できる課題について詳しくご紹介します。

給与計算アウトソーシングサービスとは？

給与計算には毎月の基本給や残業代の計算、通勤や住宅などの各種手当や社会保険料、住民税の計算、また年に1度の年末調整などがあり、その作業内容は多岐にわたります。給与計算アウトソーシングサービスとは、これらの作業を外部に委託するサービスです。

給与計算は専門的な知識が必要であり負担も大きい作業でありながら、とくに中小企業では十分な人材を確保できず属人化しているケースも目立ちます。これらを解消するために給与計算ソフトを導入している企業も多いですが、管理や運用には人員が必要でありこまめなバックアップやバージョンアップも行わなければなりません。

給与計算アウトソーシングサービスでは、こういった管理が必要なく専門性の高い作業が多い給与計算の業務をそのまま代行することができます。そのため、企業が抱えるさまざまな問題や課題を解決することが可能なのです。

給与計算アウトソーシング（給与計算代行）の提供メニュー一覧

給与計算アウトソーシングは、業者によって提供メニューが異なります。主なサービスは給与計算代行のほか、問い合わせ対応や給与振込や納税の代行などさまざまです。

これらの手続きはかなりの手間がかかるので、アウトソーシングを依頼することでコストの削減が可能になるでしょう。最近では、各種申請手続きのフローや情報の閲覧などをWebで提供し、申請業務を効率化してくれるところもあります。

給与計算代行を依頼する際には、提供しているメニューを確認するもの一つのポイントです。

給与計算アウトソーシングの料金

給与計算アウトソーシングの料金の目安は、1名あたり月額500～1,000円程度です。従業員100名程度の企業であれば、月額5～10万円が相場となっています。

たとえば、「RoboRoboペイロール」は利用者数200名までは月額1,000円/名、「給与PRO」では基本料金1万3,000円に加えて月額500円/名(41～50名の場合)となっており、どちらも利用者数に応じて利用料金の単価は変化します。

料金は、利用できるサービスの範囲によって大きく異なります。給与計算のみを基本サービスとして提供し、賞与計算や年末調整、社会保険料の算出といった業務はオプションサービスで提供している場合も。自社の給与計算を取り巻く体制にあわせ、代行したいサービスを事前に整理しておくとよいでしょう。

「COMIT HR」では、サービスサイト上で価格シミュレーションができ、導入を検討するサービスをチェックしていくことでコストの全体像の算出が可能に。料金の目安の一つとして、シミュレーションを利用してみるのもおすすめです。

給与計算アウトソーシング・代行の利用率

アメリカで始まった給与計算代行・アウトソーシングサービスは、1990年代以降日本でも急速に注目されるようになりました。グローバルな競争が激化し、企業がコスト削減を迫られる中で、本業に専念するために業務を外注するビジネスモデルが普及してきました。

矢野研究所の報告書によると、2014年には日本企業の約20%が給与計算代行・アウトソーシングを利用しており、海外でも北米が約20%、中南米が約60%の企業がこのサービスを利用しているとされています。

給与計算アウトソーシングサービスで解決できる課題

給与計算アウトソーシングサービスを利用することで解決できる課題には、下記のようなものが挙げられます。

属人化

給与は個人情報にも関わる部分であるため、取り扱いを慎重に行う必要があり、限られた社員にのみ任されるケースが多いです。とくに中小企業では担当者が1人のみということも珍しくなく、業務量や業務に関する知識が属人化してしまうこともあります。

また担当者が1人であることで、不正の温床になりやすいのも大きな課題でしょう。しかし給与計算アウトソーシングサービスを導入すれば第三者が強制的に加わることになるので、このような属人化による課題やリスクを回避することができます。

人材確保

給与計算にはさまざまな知識が必要であり、その人材を育成したり確保したりすることが課題になっている企業も数多く存在します。ただ人員さえ確保しておけばいいというわけではなく、突発的な問題が発生した場合などに臨機応変に対応できる人員でなければ、意味がないからです。

さらに企業によって給与計算の方法や雇用形態もさまざまなので、一概に経験者であれば即戦力になるとは言い切れません。しかし給与計算アウトソーシングサービスは、給与計算に関わる業務すべてに対応してくれるので、人材確保に対する課題を解決してくれます。

給与計算ソフトの未導入

給与計算の負担やミスを減らすために導入される給与計算ソフトですが、従業員数の少ない会社などではまだその導入すらされておらず、いまだに手書きで帳簿を記帳したり、Excelを用いて計算していたりすることもあります。

とくに新しいシステムの導入には費用も労力もかかり、担当者がある程度知識をもっていないとスムーズに導入できないという問題点もあります。その点、給与計算アウトソーシングサービスに依頼すれば、システムを導入せずに給与計算を委託できるので、このような課題もクリアできるでしょう。

給与計算アウトソーシングサービスのタイプと選び方

最近では給与計算アウトソーシングサービスを利用する企業が増えていることから、同様のサービスの数も増えてきました。そのため、「どのサービスを利用するべきか」と、悩んでいる担当者や代表者は多いのではないでしょうか。ここでは、給与計算アウトソーシングサービスを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介します。

大企業向けの給与計算アウトソーシング

給与計算アウトソーシングサービスのなかには、従業員の人数が多い企業に適したものがあります。ここでは、大企業向けの給与計算アウトソーシングサービスを3つご紹介します。

給与計算代行サービス

株式会社BODの給与計算代行サービスは、社会保険や雇用保険などの高い知識を持った専門チームによるサポートを受けられるサービスです。給与計算のほか、人事労務や勤怠管理、年末調整の情報収集・審査にも対応しています。

また法令改正にも対応しているので、起業したばかりの方でも安心です。給与の明細書は給料日に一斉配信され、印刷や入力の手間が省けます。

BPOソリューション

日本郵政コーポレートサービス株式会社のBPOソリューションは、給与計算や社会保険、年末調整、住民税、マイナンバーなどの給与計算関連業務を委託できるサービスです。そのほか、総務や経理などの業務も委託可能です。

またこのサービスでは、約40万人分の給与計算業務を行っている実績があります。万全なセキュリティ対策が施されているので、個人情報の漏洩が不安な方におすすめです。

トライアンフの給与計算アウトソーシング

株式会社トライアンフの給与計算アウトソーシングは、社員窓口や勤怠管理、マイナンバー管理、年末調整まで一任できるサービスです。顧客継続率100％を3年連続で保っており、顧客満足度が高いといえるでしょう。

また各企業には2人の担当者がつくので、担当者が不在で問い合わせられなかったという事態を避けられます。ミスが起きた際には、原因を分析し2度と同じミスをしないように努めます。

中小企業向けの給与計算アウトソーシング

中小企業で給与計算アウトソーシングサービスを導入する場合、従業員の人数が数百人の企業に適したものがおすすめです。ここでは、中小企業向けの給与計算アウトソーシングサービスを3つご紹介します。

ミナジン給与計算アウトソーシングサービス

株式会社ミナジンのミナジン給与計算アウトソーシングサービスは、労務屋として30年以上の実績を誇っているサービスです。導入することでコストの合理性が高くなり、特に小規模な企業ほどコスト削減の効果が得られやすいです。

また社労士資格を保有している方などが担当してくれるので、知識がない方でも安心して任せられるでしょう。給与明細のWeb化や勤怠データの集約など、ペーパーレス化や社内DX化を実現する点も特徴です。

Salazy

シティコンピュータ株式会社のSalazyは、業務効率化・コスト削減・安定した運用の実現を目的にサポートしてもらえるサービスです。給与計算のほかに、人事業務や勤怠管理、年末調整、社会保険業務、福利厚生業務なども委託できます。

また、クラウド勤怠や給与システムの導入支援も行っています。検討しているシステムの現状についてヒアリングしてもらったり、業務のひっ迫度を無料で診断してもらったりすることが可能です。

給与計算サービス

NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社の給与計算サービスは、大手メーカーや外資系金融などでの導入実績があるサービスです。Pマークや各種セキュリティ関連の資格を取得しているので、セキュリティが担保されているといえます。

給与計算業務では、給与計算のほかに住民税の年度更新や年末調整のweb申告、法定調書関係の処理、マイナンバーの収集・管理、明細データの作成などを行っています。社会保険労務士法人と連携しており、社会保険・労働保険業務の一任も可能です。

システム一体型の給与計算アウトソーシング

給与計算サービスのほかに、さまざまな業務を委託したい場合は、システム一体型の給与計算アウトソーシングサービスがおすすめです。ここでは、システム一体型の給与計算アウトソーシングサービスを3つご紹介します。

freee人事労務アウトソース

freee株式会社のfreee人事労務アウトソースは、給与計算や労務業務をプロに一任できるサービスです。特に、内製と外注の切り替えが難しい場合や、専門知識を持った労務担当の採用が難しい場合におすすめです。

freeeボードで申請から承認まで一気通貫で完結するので、複雑な操作を行ったり、ほかのサービスに切り替えたりする手間が省けます。ほかのサービスと比較すると、低コストで抑えられる点が特徴です。

RoboRoboペイロール

オープンアソシエイツ株式会社のRoboRoboペイロールは、導入企業5,000社以上の実績を誇るサービスです。初期費用0円で導入から運用までサポートしてもらえるので、初期費用を抑えながら導入をサポートしてもらいたい場合に適しています。

すでに退勤管理システムを導入している場合は、アカウント情報を共有することでデータを収集できるので、新しいシステムに切り替える必要がありません。給与明細は、メール・PDF・印刷の3つの方法から選択して、RoboRoboペイロールから発行することが可能です。

ジョブカンBPO

株式会社DONUTSのジョブカンBPOは、専門性を持ったパートナー社労士と連携して提供しているサービスです。特に、バックオフィスに関わる作業時間を削減したい場合や、申請漏れやミスを改善したい場合に適しています。

また1分ほどの手続きで利用をはじめられるので、給与計算アウトソーシングサービスの導入を急いでいる場合にもおすすめです。30日間無料で利用でき、自社に合っているか試しに使ってみることが可能です。

柔軟性と対応スピード

柔軟性と対応スピードは、給与計算アウトソーシング導入の成功において不可欠です。毎月の給与振込や納税締切日には正確かつ迅速な対応が求められます。

給与計算の作業期間だけでなく、柔軟な手続きや相談に対応しているかも確認しましょう。アウトソーシングは給与計算だけでなく、労務作業の相談対応も含んでおり、全般的な対応スピードも安心の要因となります。

給与計算をアウトソーシングできる依頼先は専門会社から社労士、税理士まで幅広く存在し、それぞれ強みや特徴が異なります。依頼を検討する場合は自社に合っているかを確認することが大切です。

業務範囲

給与計算アウトソーシングサービスを選ぶ際には、まず依頼できる業務の範囲をチェックしましょう。多くのサービスでは給与計算のみでなく、賞与計算や支払い手続き、年末調整、税金や保険の計算など給与に関わるさまざまな業務を行っています。

ただしその組み合わせやプランについては、サービスごとに異なるでしょう。そのなかでも、社内で行っている業務の一部のみを委託することができたり、給与計算に関するすべての業務を委託できたりなど、さまざまな要望に対して柔軟に対応できる給与計算アウトソーシングサービスを選ぶのがおすすめです。

そしてそのためには、まず外部のサポートが必要な業務がどれなのかをしっかりと把握しておくことが大切です。現在給与計算に関する業務を行っているなかでどのような課題があるのかを把握して、その課題を解決するためのプランを提案してくれるサービスを利用しましょう。

サポート体制

給与計算アウトソーシングサービスを利用することで社内の負担は減りますが、導入時は業務内容や業務の流れが大きく変わるので、それに戸惑ってしまう社員も少なくないでしょう。また、これまでにはなかったシステムを導入することに、一定の抵抗感を覚える方もいるはずです。

そんな社員の不安を解消するために、そしてスムーズに給与計算アウトソーシングサービスを導入するためには、導入後も十分なサポートを行っているサービスを利用するのがおすすめです。とくにそれぞれの企業に専任チームを設けており、固定窓口で対応してくれるようなサービスであれば、つねに状況を把握している担当者がサポートしてくれるので安心でしょう。

窓口などを設けていても毎回別の担当者になってしまうために、同じ内容を何度も伝えなければならないというサービスでは、かえって導入する企業の負担になってしまうことがあるので注意が必要です。給与計算アウトソーシングサービス選びの際には、サポート内容やサポート体制についても確認し、信頼できる対応をしてくれるサービスを利用しましょう。

セキュリティ

給与計算アウトソーシングサービスを利用する場合に不安を感じやすいのが、セキュリティ面などの安全性です。給与は社員ひとりひとりの個人情報に関わるものであるため、セキュリティ面での信頼性が低いサービスを利用すると大きなトラブルに発展してしまう可能性もあるでしょう。

セキュリティ面で確認したいこととして、まず大前提としてプライバシーマークの取得をしていることが挙げられます。またセキュリティ対策の方法や内容、データの保管方法などについてもチェックしましょう。たとえば、分散運用によるBCP(事業継続計画)対策を行っているサービスはおすすめです。

というのも万が一災害などがあった場合でも、分散運用をしていればデータを失う危険性が下がり、滞りなく運用が続けられるからです。ぜひ、このような対策をとって万が一にも備えている給与計算アウトソーシングサービスを利用するようにしましょう。

アウトソーシングの対象範囲の広さ

給与計算アウトソーシングサービスを選ぶ際、対応可能な業務を確認しておきましょう。給与計算アウトソーシングといっても、そのほかの業務も一任できるサービスがあります。

たとえば、給与計算のほかに、社員窓口や勤怠管理、年末調整、マイナンバー管理、社会保険業務、福利厚生業務に対応しているか確認することがポイントです。自社でひっ迫している業務や、システムの切り替えを検討している業務などから、自社に合ったサービスを選びましょう。

自社特有の要件への対応可否

給与計算アウトソーシングサービスを選ぶ際、自社特有の業務への対応が可能かを確認しましょう。たとえば、一般的な賞与以外に手当を扱っている場合や、海外従業員の給与計算が必須な場合でも対応できるかがポイントです。

またすでに給与計算以外の業務の委託サービスを導入している場合、これから導入する給与計算アウトソーシングサービスとの互換性を確認することが大切です。自社特有の要件を満たすとともに、業務効率化やミスの削減が期待できるものを選びましょう。

申請方法のWeb対応の有無

給与計算アウトソーシングサービスを導入する際、Web上で申請や変更手続きができるかを確認しましょう。申請するデータ量が多い場合は、Web上での対応ができれば、業務の負担を大幅に軽減できます。

またパソコンやタブレット、スマホから申請ができるサービスを選べば、各従業員が自宅からでも入力できる環境を整えられます。用紙を準備する必要がなくなり、印刷したりボールペンで記入したりする手間が省けるだけではなく、ペーパーレス化にもつながるでしょう。

実績の有無

給与計算アウトソーシングサービスを選ぶとき、各会社の実績を確認しましょう。実績数が多ければ多いほど、たくさんの企業から信頼されていると捉えられます。

また実績数だけではなく、自社に近い業種や業態の企業へのサービス提供の実績があるのかも確認しましょう。自社と類似した企業のサポート実績があれば、スムーズにサポートを受けられます。

給与計算アウトソーシングサービスについて

給与計算アウトソーシングの種類

社員の給与計算や年末調整に関する業務を、専門スタッフに委託できる給与計算アウトソーシング。経営母体や業務規模によって、さまざまな種類があります。

種類によってメリット・デメリットがあるので、アウトソーシングを依頼する場合はそれぞれの特徴を把握しておきましょう。

小規模～中小企業向け

給与計算アウトソーシングは、従業員数が増えるにつれてその必要性が高まります。特に小規模から中小企業においては、給与計算の複雑さや時間のかかる作業を外部の専門スタッフに委託することで、業務の効率化やミスの防止、人的コストの削減が期待できます。

給与計算アウトソーシングサービスは、従業員の出退勤管理、残業時間の集計から、給与計算、社会保険・雇用保険手続き、年末調整、就業管理、人事管理まで幅広い業務をカバーしています。これにより、企業はコア業務に集中することができ、経営資源の最適化を図ることが可能になります。

給与計算のみならず、入退社手続きや社会保険手続きなど、人事労務に関わる煩雑な業務を一手に引き受けてくれるため、企業は人事労務管理の負担を大幅に軽減できます。

大企業向け

給与計算アウトソーシングは、従業員数が多い大企業にとって、給与計算や関連業務の効率化、正確性の向上、コスト削減など多くのメリットを提供します。特に従業員数が500名以上の企業では、給与計算だけでなく、マイナンバーカードの管理や職種、雇用形態の多様性に対応する必要があり、これらの業務の複雑さとボリュームは大幅に増加します。

大企業向けのサービスはこれらに特化しており、給与計算と付随する業務を効率的に処理できるように設計されています。大規模な組織のニーズに合わせたカスタマイズ可能なソリューションを提供し、給与計算プロセスの自動化、正確性の向上、コンプライアンスの確保を実現します。

規模問わず代行可能

給与計算アウトソーシングは、企業規模に関わらず給与計算の正確性と効率性を高めるための有効なソリューションを提供します。規模を問わず代行可能なサービスは、小規模企業から大企業まで幅広いニーズに対応できる柔軟性を持ちます。

これらは、オーダーメイド型や企業規模に合わせた料金プランを展開し、事業の成長や変化に応じてサービスを調整することが可能です。中には給与計算だけでなく、社会保険手続きや年末調整などの関連業務も代行してくれます。

これにより、企業は給与計算の複雑さや時間を要する作業から解放され、仕事に集中することができます。また、専門知識を持つプロフェッショナルによるサポートは、法令遵守の確保や最新の労働法規に基づいた適切な給与計算を保証してくれます。

税理士・社労士事務所など

税理士事務所や社労士事務所で、給与計算のアウトソーシングサービスを提供している場合があります。税制度や労務に関する法律について、国家資格を持った専門家に相談できることがメリットです。

中小企業の人事労務など、作業量がある程度予測でき、小規模な業務を依頼するといいでしょう。

銀行系

銀行システムが独立し、アウトソーシングに特化したタイプ。もともとは給与の口座振り込みサービスだったものが発展してできた場合が多いです。

会社によっては給与計算にしか対応していないケースがあるため、申し込む前にサービス内容にミスマッチがないか十分に確認しておくことをおすすめします。銀行系のアウトソーシングサービスは、大量のデータ計算に強いことがメリットです。

従業員数が多い大企業でも問題ありません。人数が多すぎて給与計算に莫大な時間と人手を必要としている場合、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

シェアードサービス

大手企業の給与計算を本業としている会社が、外部企業に向けてアウトソーシングサービスを展開している場合があります。スタッフが給与計算のノウハウを豊富に持っているため、一定以上の高いクオリティを期待できるでしょう。

しかし、あくまで本業は親会社の給与計算です。すべての業界や職種の給与計算に対応しているとは限りません。

自社にマッチする企業かどうか見極めることが大切です。

IT企業系

システム開発を行っているIT企業が、ノウハウを生かした給与計算アウトソーシングも受け付けているタイプ。エンジニアが社内にいるケースがほとんどなので、依頼者の要望に応じてサービス内容をカスタマイズしやすいことが特徴です。

単に給与計算を外注したいと考えているのではなく、IT化を進めて効率化を図りたい企業にうってつけのタイプといえるでしょう。

トータルサービス系

採用や労務など、給与計算のみにとどまらず人事業務全般の代行に対応できるタイプです。「フルアウトソーシング」とも呼ばれます。

人事スタッフがいないベンチャー企業から大量の業務が発生しやすい大企業まで、幅広いシチュエーションで利用されていることが特徴です。福利厚生や社員教育など、サポート内容に会社のカラーが出やすいため、必要な業務が過不足なく含まれているか吟味しましょう。

給与計算アウトソーシングサービスを導入するメリット・デメリット

給与計算に関わる、さまざまな課題を解決してくれる給与計算アウトソーシングサービスについて、さらに詳しく知っていただくために、ここでは導入することのメリットやデメリットをご紹介します。多くのメリットがある一方でデメリットに感じられてしまう部分もあるので、導入前にかならずチェックしましょう。

給与計算アウトソーシングサービスのメリット

まずは給与計算アウトソーシングサービスを導入するメリットについて、詳しくご紹介します。

コスト削減

給与計算アウトソーシングサービスを導入する1番のメリットともいえるのが、人や時間にかかるコストの削減です。給与計算は属人化しやすい、という問題があることはすでにご紹介しましたが、これによって担当者の労働時間が長くなって残業代が発生してしまったり、また担当者の負担が大きくなってしまうといった問題もあります。

しかし給与計算アウトソーシングを導入することで、社内に給与計算をする担当者を確保する必要がなくなるため、人件費や時間的なコストを削減できるでしょう。また、新たに人員確保をする必要もなくなるので、採用コストも削減できるというのも大きなメリットです。

給与計算のミスを防げる

給与計算ソフトを導入している場合でも、入力などにミスがあれば社員の給与に大きく影響してしまいます。とくに担当者の十分な確保ができていない場合、ダブルチェックなどもできないため、どうしても1人で作業を進めることになり、ミスの頻発を誘導してしまうでしょう。

その点給与計算アウトソーシングサービスは、給与計算に関する業務を専門的に行っている会社に委託するサービスなので、ミスが起きないような体制もしっかりと整えられているため安心です。もちろん知識や経験の豊富なスタッフばかりなので、正確な給与計算を実現でき、ミスによって起こり得るさまざまなトラブルを回避できるでしょう。

コア作業に専念できる

社員数の少ない会社では、社員が本来の業務の合間に給与計算業務を行っているケースもあります。しかし給与計算は、毎月行わなければならないため多くの時間を要するでしょう。そのため担当する社員は、本来の業務を止めて給与計算に集中しなければならなくなってしまいます。

しかし給与計算アウトソーシングサービスを利用すれば、今まで給与計算に割いていた時間を本来の業務にあてることができるため、社内の仕事もよりスムーズに進むようになるでしょう。

法改正への対応

ほぼ毎年のように労務関連法規や税制、社会保険制度などに関する変更が生じるため、給与計算を正しく行うためには、法改定の確認や変更があった場合の対応なども行う必要があります。その場合システムへの反映をしなければならず、それに多くの手間や時間がかかることもあるでしょう。

給与計算アウトソーシングサービスでは、給与計算に関わる法改正の確認などをつねに行い、最新の情報やシステムのもとで業務を行っています。そのため確認や変更業務などが不要になり、スムーズに法改正に対応できるようになります。

残業管理ができるように

給与計算をアウトソーシングする場合でも、社内で最低限の勤怠管理が必要とされるケースが多くあります。給与計算の元になる勤怠管理がしっかり行われていない会社には、タイムカードの導入や勤怠入力の徹底が求められます。

アウトソーシングのための勤怠情報の収集をすることで、勤務時間や残業時間が可視化され、社内での生産性に関して見直す機会になります。

給与計算アウトソーシングサービスのデメリット

このように、さまざまなメリットがある給与計算アウトソーシングサービスですが、事前に知っておきたいデメリットもあります。

社内にノウハウが蓄積されない

給与計算アウトソーシングサービスを利用すると、その業務に関わるスタッフがいなくなるため、社内でのノウハウが溜まりづらくなります。万が一アウトソーシング会社に問題があった場合など、いざというときに給与に関する労務や社会保険、税制などに詳しい人間が社内にいないために対応できない、という問題が起きる可能性も否定できません。

情報漏えいの危険性

給与という個人情報を社外に任せるということは、当然情報漏えいなどのリスクも高まります。アウトソーシング会社のなかには、実作業を行うのが契約社員やアルバイトであったり、別の会社にアウトソースしたりするケースもあります。そのためアウトソーシング会社を選ぶ際は、セキュリティ面などで信頼できるかどうかを慎重に検討しなければなりません。

給与計算のアウトソーシング・代行を検討する目安

メリット・デメリットがある給与計算アウトソーシングサービスですが、どのような会社・状況の場合に行なうのがよいのでしょうか。ここでは2つの目安をご紹介します。

会社の従業員数が10名以上〜数百名である場合

従業員数が10名以下の小規模な会社であれば、Excelなどで管理をして車内で給与計算業務に対応できる場合が多いですが、従業員数が10名を超えてくると、その業務量も増加し、計算が複雑になっていきます。

また、社員の職種や雇用形態などによって、給与体系や時給の計算方法が異なると、更に作業の負荷がかかってしまうこともあるでしょう。季節的業務に対応することも考え、従業員数を目安にアウトソーシングを検討するケースが見られます。

正確に給与計算を行いたい場合

従業員数が10名以下の会社では、給与計算は経理をはじめ他の役職の人材が兼任で行うことが多くあります。しかし、社内の給与計算担当者が社労士資格を持っているケースは少なく、勉強しながら業務を行っているケースがほとんどでしょう。

給与計算の正確性は労務リスクや税務リスクに影響するため、正確性を重要視してリスクを回避する場合に、アウトソーシングする選択が考えられます。

給与計算アウトソーシングサービスに依頼できる業務内容

給与計算に関わる業務は多岐にわたりますが、給与計算アウトソーシングサービスにはどのような業務まで依頼できるのでしょうか。ここでは、給与計算アウトソーシングサービスに依頼できる業務内容について、詳しくご紹介します。

給与計算

給与計算アウトソーシングサービスに依頼できるメインの業務が、給与計算です。毎月変動する残業代や各種保険料、所得税、住民税などの計算も含まれます。給与計算に必要なタイムカード集計はもちろん、入退社や人事異動などの情報変更も行い、毎月ミスのないように計算されるでしょう。

場合によっては給与明細の作成や印刷、封入や郵送といった明細書発行関連業務にも対応しているケースがあります。給与計算に精通したスタッフが対応しているので、安心して任せることができるでしょう。

年末調整

年に一度の年末調整には、申請書の取りまとめやチェック、また集計やデータ入力といったさまざまな工程が必要な作業であり、担当社員の負担が大幅に増える業務でもあります。とくに年末調整を行う年末から年初は、ほかの業務に追われている社員も多いですが、給与計算アウトソーシングサービスに依頼することで、社内の業務を滞りなく進めることができるでしょう。

通常の給与計算を依頼していない場合でも、年末調整のみ依頼可能なサービスもあり、利用する企業も少なくありません。また、さまざまな手続きはもちろん、従業員からの問い合わせ対応や、源泉徴収票や支払報告書などの必要書類の作成および提出代行などが含まれることが多いです。

住民税更新

住民税は前年の所得金額に基づいて決定されますが、その作業も実に煩雑で担当者にとっては大きな負担になってしまう作業です。住民税の更新は毎年5月～6月に行いますが、年末調整と同様に繁忙期が限られており、会社の繁忙期などと重なると本来の業務に支障が出てしまう場合もあるでしょう。

また住民税は地方税であるため、市区町村とのやり取りを行うなかで紙媒体の資料を扱う必要があり、ネット対応が遅れている市区町村が多い場合は、さらに手続きに手間がかかります。そのため給与計算は自社で行っていても、住民税の更新は給与計算アウトソーシングサービスに依頼しているという企業も少なくありません。

社会保険・労働保険

社会保険には「雇用保険」「健康保険」「厚生年金」「介護保険」「労災保険」の5つが含まれており、国民の生活を守るための社会保障制度の一種です。この社会保険も年度ごとの更新が必要であり、給与計算を担当するスタッフが更新作業を行うのが一般的でしょう。

給与計算アウトソーシングサービスでは、年次更新や算定基礎届、月額変更届などの書類作成も代行しているので、手間のかかる作業をすべて任せることができます。社会保険に関する細かな知識を持つ社員がいない場合も、給与計算アウトソーシングサービスに依頼すれば安心でしょう。

賞与計算業務

賞与の支給に関する法的な規定はなく、各企業が独自の基準で定めています。業績や社員の成績に応じて賞与の金額を決定し、支給のタイミングも自由に設定します。

都度金額が変動する賞与計算は複雑になりがちなため、賞与が支給される都度、賞与計算業務を外部にアウトソーシングすることが効果的です。

また、賞与は残業代のような複雑な計算が不要ですが、健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料などの社会保険料や所得税が発生し、賞与明細の作成や印刷などの手続きも必要です。その際、賞与の場合は、総支給額を1,000円未満に切り捨てた標準賞与額に各保険料率をかけて計算します。所得税についても、課税所得金額にかける所得税率（賞与税率）が給与計算の際とは異なります。

しかし、通常、企業では毎月の給与計算と同時に賞与計算も行われることが一般的です。賞与計算を毎月の給与計算と組み合わせて外部委託することで、給与計算全体の効率を向上させられるでしょう。

仕訳データ作成業務

仕訳データ作成業務は、領収書や請求書、入出金伝票などの帳簿に必要なデータを仕訳し、会計ソフトや経理ソフトに入力する業務を指します。

仕訳作成データ業務は、仕訳項目や取引が多く、正確に処理するためには専門的な知識と時間が必要です。なかでも、企業が人員を十分に確保できていない場合や業務の効率化を図りたい場合に、外部に委託することが望ましいサービスです。

給与計算アウトソーシングにより、企業は仕訳データ作成にかかる負担を軽減できるだけでなく、正確な帳簿が作成され、会計や経理の質が向上します。

勤怠集計業務

勤怠集計業務は、従業員の出勤や休暇、残業などの勤怠情報を集計し、利用状況、残業時間などにもとづいて給与計算や労働条件の管理などを行う業務です。企業が従業員の労働時間を正確に把握し、給与計算や社会保険などの労務管理を適切に行うために欠かせない業務です。そのため、とくに従業員規模が大きい企業や、派遣・パート・アルバイトなどが多い企業において効果的です。

外部へのアウトソーシングにより、煩雑な勤怠情報の管理や計算作業から解放され、正確な勤怠データが提供されることで、給与計算の精度向上や法令遵守の確保が期待できます。

退職金計算業務

退職金計算業務とは、企業が従業員に対して支給する退職金に関する業務を指します。退職金の計算方法は企業ごとに異なりますが、一般的には勤続年数や平均月給などをもとに計算されます。退職金は通常、従業員が退職するタイミングで、従業員に対する適切な退職金の計算や手続きを行います。

退職金計算業務は、不定期な業務ですが、従業員が退職する際にその都度計算が必要です。また、退職金は給与と異なり、法律で支払いが義務づけられているわけではありません。ただし、多くの会社では、就業規則や退職金規程にもとづいて支払いが行われています。

労働基準法上では、就業規則などに支給基準があり、制度として運用されている場合は、労働基準法上の賃金に該当します。支給基準がある場合は、就業規則にもとづいて支払時期が決定されます。

支払時期がとくに定められていない場合は、退職した社員からの請求があれば、7日以内に支払わなければなりません。支払時期を過ぎると、遅延損害金が発生する可能性があるので注意が必要です。

そんな、不定期に発生する退職金計算業務だけに限定して、退職金の計算を外部に委託できるサービスも存在します。アウトソーシング先がスムーズかつ正確に退職金の計算を行い、関連する書類の作成や必要な手続きを代行することで、退職にともなう業務をスムーズに処理できるでしょう。

給与計算アウトソーシングサービスの費用相場

給与計算アウトソーシングサービスを利用する場合、当然ですが依頼する内容に応じた費用が発生します。とくに初めて利用する場合、どのくらいの費用がかかるのかがわからず不安を感じることもあるでしょう。適正価格を知って損をしないようにするためにも、給与計算アウトソーシングサービスの相場をチェックしておきましょう。

給与計算アウトソーシングサービスは、多くの場合で基本料金内に含まれているのが給与計算のみであり、ほかの業務を依頼する場合はオプションとして追加するシステムになっています。給与計算のみ依頼する場合は、給与計算をする人数によって費用が変わりますが、従業員50人程度の場合は月額4万円～6万円が相場となります。

年末調整をオプションで依頼する場合の相場は、社員50名程度の場合10万円～20万円となっています。オプションの中でも煩雑な手続きが発生する年末調整は、とくに費用が高いので注意しましょう。

また、依頼する内容や会社規模によって料金は大きく異なるので、実際の費用を比較する場合は複数の給与計算アウトソーシングサービスに見積もりを依頼するのがおすすめです。サービスごとにいろいろなプランを提案していることもあるので、自社に合うサービスを見つけましょう。

給与計算アウトソーシングの費用は、従業員数、オプション、導入費用によって異なります。

給与計算アウトソーシングの料金表

※2024年2月時点での数字になります。

大企業向けの費用感

大企業向けの給与計算アウトソーシングの費用は、従業員数や提供されるサービス内容によって異なります。一般的には基本月額料金に加えて従業員1人あたりの月額料金が設定され、基本料金＋月額料金の合計が料金となります。

たとえば従業員数が100人程度の場合、基本月額料金は1万～4万円程度で、1人あたりの月額料金は400円前後です。初期費用や導入費用として、基本料金の2か月分程度の金額を支払うことも一般的です。

従業員数100名以上の場合は、基本料金＋1名あたり月額料金で、月額10万円～数十万円程度が相場となります。

中小企業向けの費用感

従業員が40人未満の中小企業向けの給与計算アウトソーシングの費用は、基本月額料金が5,000～2万5,000円程度です。

1人あたりの月額料金は380円～800円程度で、追加料金を支払うことで給与明細の印刷や封入、振込代行、源泉徴収票の発行などの業務を代行してくれます。年末調整や住民税徴収額の更新などの業務は、追加オプションとして提供されることが一般的です。

また、従業員数100名未満の場合は、月額5万円～10万円程度が相場となっています。

給与計算アウトソーシングがおすすめな企業

給与計算アウトソーシングがおすすめな企業は、給与計算に関する知識や人材が不足していることが特徴です。給与計算アウトソーシングを利用することで社内に足りないリソースを補強し、コスト削減や生産性向上を実現できます。

ここからは、よくある給与計算アウトソーシングがおすすめな企業の傾向をご紹介します。

給与計算の専任スタッフがいない企業

給与計算の専任スタッフがいない企業は、給与計算アウトソーシングの効果が表れやすいです。給与計算を兼務しているスタッフが自分の担当する仕事に専念できるようになるので、業務効率がアップします。

給与計算は細かい計算や大量の時間を要する場合が多く、知らず知らずのうちにスタッフの仕事時間を圧迫していることも。人事や労務、経理など、ほかの仕事の業務量を増やしたい場合は、アウトソーシングを検討してみましょう。

創業期・スタートアップの企業

会社の立ち上げ時期には、バックオフィス業務より営業活動や企画に力を入れる企業が多いです。給与計算に割ける人的コストが少ないため、給与計算アウトソーシングが役立つでしょう。

いきなり人事や給与に関する専門知識を持ったスタッフを採用することは至難の業です。人事や経理を任せられる人材の受け入れ態勢が整ったり、求人募集をかけたりしている間、つなぎとして給与計算アウトソーシングを利用するという方法があります。

特定の担当者が長期間給与計算している企業

給与計算業務の担当者が長らく変わっていない企業は、給与計算アウトソーシングを利用すると業務のブラッシュアップを図れるでしょう。長期間同じスタッフが特定の業務を担当すると、属人化が進んでしまいます。

もしものときに引き継ぎしにくくなったり、客観的な判断ができなくなったりする前に、外部組織と関わりを持てる給与計算アウトソーシングを検討しましょう。

スタッフの定着率が低い企業

人事や経理のスタッフがなかなか定着しない企業は、給与計算アウトソーシングがおすすめです。専門知識を必要とする給与計算を外部のシステムに任せることで、長期間働いているスタッフがいなくても安定したワークフローを構築できるようになります。

また、スタッフが働きやすい環境を整えるためにもアウトソーシングは有効です。秘書業務や資料作成、リサーチなどの業務サポートを充実させれば、スタッフがやりたい仕事に専念できるようになります。

職場環境を改善することで、スタッフの定着率アップにもつながるでしょう。

給与計算アウトソーシングサービスを導入する流れ

スムーズに給与計算アウトソーシングサービスを導入するためには、導入するまでの流れもある程度知っておくことが大切です。ここでは基本的な導入の流れをご紹介するので、ぜひチェックしてみてください。

まず給与計算アウトソーシングサービスを利用することが決まったら、依頼するサービスを探して問い合わせをします。企業ごとの人事や給与計算業務に関する課題を把握するために、担当者が細かな部分までヒアリングをしていきます。

ヒアリング内容に応じて、必要な業務などを踏まえたプランを作成したあとは、見積もりが提示されるでしょう。この時点で、複数のサービスにプランの提案や見積もりの提出をしてもらい、どのサービスを利用するか決定することになります。

依頼するサービスに正式に申し込むと、具体的な業務フローや運用ルールなどを決めながら、給与計算アウトソーシングとの連携方法なども検討します。また、従業員向けのマニュアル作成や研修などの計画も立て、スムーズに給与計算アウトソーシングが導入できるよう、環境を整えることになるでしょう。

そして、アウトソーシングと社内処理を同時並行で稼働しながら運用テストを行い、アウトソーシングの内容改善やシステムの改善をして最終調整を行っていきます。検証作業が一通り完了したら、いよいよ本稼働となります。一般的には、ここまで3～4か月の期間がかかるでしょう。

「給与計算アウトソーシングサービスを選ぶ際重視する点」をWEBアンケートで調査！

ここまで給与計算アウトソーシングサービスの魅力などを紹介してきましたが、いざ導入しようと思った場合、どのような点を重視して選べばよいのでしょうか。当サイトではその点についてWEBアンケート調査を行ったので、ぜひ参考にしてみてください。

第1位は「セキュリティ」で28％でした。給与計算アウトソーシングサービスを使っていくうえでは従業員の個人情報が必要になるため、セキュリティ面がどれくらい強固なのかを確認しておくことは必須です。プライバシーマークを取得しているか、データの送信方法はどうなっているのかなどをチェックしておきましょう。

第2位は「依頼できる業務範囲」で26％でした。依頼できる業務の範囲は給与計算アウトソーシングサービスによって違うので、業務範囲がどうなっているのかもあらかじめ見ておき、自分の求める業務が範囲に含まれているかを確認したうえで導入を検討していくとよいでしょう。

「サポート体制」も同じく26％でした。いざという時のサポートも重要となるので、万が一の時に困らないようにサポート体制もホームページなどで把握しておくのをおすすめします。

第3位は「ノウハウや実績」で18％でした。ノウハウや実績を豊富に持っているところは信頼度がとても高いため、これまでにどのようなノウハウや実績があるかも問い合わせたりして確認してみてください。

以上がアンケートの結果となります。

給与計算アウトソーシングサービスを活用して人事業務を効率化しよう！

給与計算やそれに関わる業務は、とくに中小企業などの専門部署を設けられない企業にとっては、大きな負担となってしまいます。社員全員が会社のコア業務を行い業務効率化を図れるようにするためにも、ぜひ給与計算アウトソーシングサービスを活用しましょう。

給与計算アウトソーシングサービスは数多く存在していますが、給与という大切な情報を預ける場所なので、信頼性が高く技術やサポート面でも安心できるサービスを見極めることが大切です。まずは気になるサービスに問い合わせや資料請求などを行い、自社にとって最適な対応をしてくれる給与計算アウトソーシングサービスを見つけてください。