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給与計算アウトソーシングサービスについて

給与計算アウトソーシングサービスとは？どんな課題を解決できる？

給与計算アウトソーシングサービスについて詳しく知らないという方のために、まずは給与計算アウトソーシングサービスがどのようなサービスであるか、また給与計算アウトソーシングサービスを導入することで解決できる課題について詳しくご紹介します。

給与計算アウトソーシングサービスとは？

給与計算には毎月の基本給や残業代の計算、通勤や住宅などの各種手当や社会保険料、住民税の計算、また年に1度の年末調整などがあり、その作業内容は多岐にわたります。給与計算アウトソーシングサービスとは、これらの作業を外部に委託するサービスです。

給与計算は専門的な知識が必要であり負担も大きい作業でありながら、とくに中小企業では十分な人材を確保できず属人化しているケースも目立ちます。これらを解消するために給与計算ソフトを導入している企業も多いですが、管理や運用には人員が必要でありこまめなバックアップやバージョンアップも行わなければなりません。

給与計算アウトソーシングサービスでは、こういった管理が必要なく専門性の高い作業が多い給与計算の業務をそのまま代行することができます。そのため、企業が抱えるさまざまな問題や課題を解決することが可能なのです。

給与計算アウトソーシング（給与計算代行）の提供メニュー一覧

給与計算アウトソーシングは、業者によって提供メニューが異なります。主なサービスは給与計算代行のほか、問い合わせ対応や給与振込や納税の代行などさまざまです。

これらの手続きはかなりの手間がかかるので、アウトソーシングを依頼することでコストの削減が可能になるでしょう。最近では、各種申請手続きのフローや情報の閲覧などをWebで提供し、申請業務を効率化してくれるところもあります。

給与計算代行を依頼する際には、提供しているメニューを確認するもの一つのポイントです。

給与計算アウトソーシングサービスで解決できる課題

給与計算アウトソーシングサービスを利用することで解決できる課題には、下記のようなものが挙げられます。

属人化

給与は個人情報にも関わる部分であるため、取り扱いを慎重に行う必要があり、限られた社員にのみ任されるケースが多いです。とくに中小企業では担当者が1人のみということも珍しくなく、業務量や業務に関する知識が属人化してしまうこともあります。

また担当者が1人であることで、不正の温床になりやすいのも大きな課題でしょう。しかし給与計算アウトソーシングサービスを導入すれば第三者が強制的に加わることになるので、このような属人化による課題やリスクを回避することができます。

人材確保

給与計算にはさまざまな知識が必要であり、その人材を育成したり確保したりすることが課題になっている企業も数多く存在します。ただ人員さえ確保しておけばいいというわけではなく、突発的な問題が発生した場合などに臨機応変に対応できる人員でなければ、意味がないからです。

さらに企業によって給与計算の方法や雇用形態もさまざまなので、一概に経験者であれば即戦力になるとは言い切れません。しかし給与計算アウトソーシングサービスは、給与計算に関わる業務すべてに対応してくれるので、人材確保に対する課題を解決してくれます。

給与計算ソフトの未導入

給与計算の負担やミスを減らすために導入される給与計算ソフトですが、従業員数の少ない会社などではまだその導入すらされておらず、いまだに手書きで帳簿を記帳したり、Excelを用いて計算していたりすることもあります。

とくに新しいシステムの導入には費用も労力もかかり、担当者がある程度知識をもっていないとスムーズに導入できないという問題点もあります。その点、給与計算アウトソーシングサービスに依頼すれば、システムを導入せずに給与計算を委託できるので、このような課題もクリアできるでしょう。

給与計算アウトソーシングサービスを導入するメリット・デメリット

給与計算に関わる、さまざまな課題を解決してくれる給与計算アウトソーシングサービスについて、さらに詳しく知っていただくために、ここでは導入することのメリットやデメリットをご紹介します。多くのメリットがある一方でデメリットに感じられてしまう部分もあるので、導入前にかならずチェックしましょう。

給与計算アウトソーシングサービスのメリット

まずは給与計算アウトソーシングサービスを導入するメリットについて、詳しくご紹介します。

コスト削減

給与計算アウトソーシングサービスを導入する1番のメリットともいえるのが、人や時間にかかるコストの削減です。給与計算は属人化しやすい、という問題があることはすでにご紹介しましたが、これによって担当者の労働時間が長くなって残業代が発生してしまったり、また担当者の負担が大きくなってしまうといった問題もあります。

しかし給与計算アウトソーシングを導入することで、社内に給与計算をする担当者を確保する必要がなくなるため、人件費や時間的なコストを削減できるでしょう。また、新たに人員確保をする必要もなくなるので、採用コストも削減できるというのも大きなメリットです。

給与計算のミスを防げる

給与計算ソフトを導入している場合でも、入力などにミスがあれば社員の給与に大きく影響してしまいます。とくに担当者の十分な確保ができていない場合、ダブルチェックなどもできないため、どうしても1人で作業を進めることになり、ミスの頻発を誘導してしまうでしょう。

その点給与計算アウトソーシングサービスは、給与計算に関する業務を専門的に行っている会社に委託するサービスなので、ミスが起きないような体制もしっかりと整えられているため安心です。もちろん知識や経験の豊富なスタッフばかりなので、正確な給与計算を実現でき、ミスによって起こり得るさまざまなトラブルを回避できるでしょう。

コア作業に専念できる

社員数の少ない会社では、社員が本来の業務の合間に給与計算業務を行っているケースもあります。しかし給与計算は、毎月行わなければならないため多くの時間を要するでしょう。そのため担当する社員は、本来の業務を止めて給与計算に集中しなければならなくなってしまいます。

しかし給与計算アウトソーシングサービスを利用すれば、今まで給与計算に割いていた時間を本来の業務にあてることができるため、社内の仕事もよりスムーズに進むようになるでしょう。

法改正への対応

ほぼ毎年のように労務関連法規や税制、社会保険制度などに関する変更が生じるため、給与計算を正しく行うためには、法改定の確認や変更があった場合の対応なども行う必要があります。その場合システムへの反映をしなければならず、それに多くの手間や時間がかかることもあるでしょう。

給与計算アウトソーシングサービスでは、給与計算に関わる法改正の確認などをつねに行い、最新の情報やシステムのもとで業務を行っています。そのため確認や変更業務などが不要になり、スムーズに法改正に対応できるようになります。

給与計算アウトソーシングサービスのデメリット

このように、さまざまなメリットがある給与計算アウトソーシングサービスですが、事前に知っておきたいデメリットもあります。

社内にノウハウが蓄積されない

給与計算アウトソーシングサービスを利用すると、その業務に関わるスタッフがいなくなるため、社内でのノウハウが溜まりづらくなります。万が一アウトソーシング会社に問題があった場合など、いざというときに給与に関する労務や社会保険、税制などに詳しい人間が社内にいないために対応できない、という問題が起きる可能性も否定できません。

情報漏えいの危険性

給与という個人情報を社外に任せるということは、当然情報漏えいなどのリスクも高まります。アウトソーシング会社のなかには、実作業を行うのが契約社員やアルバイトであったり、別の会社にアウトソースしたりするケースもあります。そのためアウトソーシング会社を選ぶ際は、セキュリティ面などで信頼できるかどうかを慎重に検討しなければなりません。

給与計算アウトソーシングサービスに依頼できる業務内容

給与計算に関わる業務は多岐にわたりますが、給与計算アウトソーシングサービスにはどのような業務まで依頼できるのでしょうか。ここでは、給与計算アウトソーシングサービスに依頼できる業務内容について、詳しくご紹介します。

給与計算

給与計算アウトソーシングサービスに依頼できるメインの業務が、給与計算です。毎月変動する残業代や各種保険料、所得税、住民税などの計算も含まれます。給与計算に必要なタイムカード集計はもちろん、入退社や人事異動などの情報変更も行い、毎月ミスのないように計算されるでしょう。

場合によっては給与明細の作成や印刷、封入や郵送といった明細書発行関連業務にも対応しているケースがあります。給与計算に精通したスタッフが対応しているので、安心して任せることができるでしょう。

年末調整

年に一度の年末調整には、申請書の取りまとめやチェック、また集計やデータ入力といったさまざまな工程が必要な作業であり、担当社員の負担が大幅に増える業務でもあります。とくに年末調整を行う年末から年初は、ほかの業務に追われている社員も多いですが、給与計算アウトソーシングサービスに依頼することで、社内の業務を滞りなく進めることができるでしょう。

通常の給与計算を依頼していない場合でも、年末調整のみ依頼可能なサービスもあり、利用する企業も少なくありません。また、さまざまな手続きはもちろん、従業員からの問い合わせ対応や、源泉徴収票や支払報告書などの必要書類の作成および提出代行などが含まれることが多いです。

住民税更新

住民税は前年の所得金額に基づいて決定されますが、その作業も実に煩雑で担当者にとっては大きな負担になってしまう作業です。住民税の更新は毎年5月～6月に行いますが、年末調整と同様に繁忙期が限られており、会社の繁忙期などと重なると本来の業務に支障が出てしまう場合もあるでしょう。

また住民税は地方税であるため、市区町村とのやり取りを行うなかで紙媒体の資料を扱う必要があり、ネット対応が遅れている市区町村が多い場合は、さらに手続きに手間がかかります。そのため給与計算は自社で行っていても、住民税の更新は給与計算アウトソーシングサービスに依頼しているという企業も少なくありません。

社会保険・労働保険

社会保険には「雇用保険」「健康保険」「厚生年金」「介護保険」「労災保険」の5つが含まれており、国民の生活を守るための社会保障制度の一種です。この社会保険も年度ごとの更新が必要であり、給与計算を担当するスタッフが更新作業を行うのが一般的でしょう。

給与計算アウトソーシングサービスでは、年次更新や算定基礎届、月額変更届などの書類作成も代行しているので、手間のかかる作業をすべて任せることができます。社会保険に関する細かな知識を持つ社員がいない場合も、給与計算アウトソーシングサービスに依頼すれば安心でしょう。

給与計算アウトソーシングサービスの費用相場

給与計算アウトソーシングサービスを利用する場合、当然ですが依頼する内容に応じた費用が発生します。とくに初めて利用する場合、どのくらいの費用がかかるのかがわからず不安を感じることもあるでしょう。適正価格を知って損をしないようにするためにも、給与計算アウトソーシングサービスの相場をチェックしておきましょう。

給与計算アウトソーシングサービスは、多くの場合で基本料金内に含まれているのが給与計算のみであり、ほかの業務を依頼する場合はオプションとして追加するシステムになっています。給与計算のみ依頼する場合は、給与計算をする人数によって費用が変わりますが、従業員50人程度の場合は月額4万円～6万円が相場となります。

年末調整をオプションで依頼する場合の相場は、社員50名程度の場合10万円～20万円となっています。オプションの中でも煩雑な手続きが発生する年末調整は、とくに費用が高いので注意しましょう。

また、依頼する内容や会社規模によって料金は大きく異なるので、実際の費用を比較する場合は複数の給与計算アウトソーシングサービスに見積もりを依頼するのがおすすめです。サービスごとにいろいろなプランを提案していることもあるので、自社に合うサービスを見つけましょう。

給与計算アウトソーシングサービスを導入する流れ

スムーズに給与計算アウトソーシングサービスを導入するためには、導入するまでの流れもある程度知っておくことが大切です。ここでは基本的な導入の流れをご紹介するので、ぜひチェックしてみてください。

まず給与計算アウトソーシングサービスを利用することが決まったら、依頼するサービスを探して問い合わせをします。企業ごとの人事や給与計算業務に関する課題を把握するために、担当者が細かな部分までヒアリングをしていきます。

ヒアリング内容に応じて、必要な業務などを踏まえたプランを作成したあとは、見積もりが提示されるでしょう。この時点で、複数のサービスにプランの提案や見積もりの提出をしてもらい、どのサービスを利用するか決定することになります。

依頼するサービスに正式に申し込むと、具体的な業務フローや運用ルールなどを決めながら、給与計算アウトソーシングとの連携方法なども検討します。また、従業員向けのマニュアル作成や研修などの計画も立て、スムーズに給与計算アウトソーシングが導入できるよう、環境を整えることになるでしょう。

そして、アウトソーシングと社内処理を同時並行で稼働しながら運用テストを行い、アウトソーシングの内容改善やシステムの改善をして最終調整を行っていきます。検証作業が一通り完了したら、いよいよ本稼働となります。一般的には、ここまで3～4か月の期間がかかるでしょう。

「給与計算アウトソーシングサービスを選ぶ際重視する点」をWEBアンケートで調査！

ここまで給与計算アウトソーシングサービスの魅力などを紹介してきましたが、いざ導入しようと思った場合、どのような点を重視して選べばよいのでしょうか。当サイトではその点についてWEBアンケート調査を行ったので、ぜひ参考にしてみてください。

第1位は「セキュリティ」で28％でした。給与計算アウトソーシングサービスを使っていくうえでは従業員の個人情報が必要になるため、セキュリティ面がどれくらい強固なのかを確認しておくことは必須です。プライバシーマークを取得しているか、データの送信方法はどうなっているのかなどをチェックしておきましょう。

第2位は「依頼できる業務範囲」で26％でした。依頼できる業務の範囲は給与計算アウトソーシングサービスによって違うので、業務範囲がどうなっているのかもあらかじめ見ておき、自分の求める業務が範囲に含まれているかを確認したうえで導入を検討していくとよいでしょう。

「サポート体制」も同じく26％でした。いざという時のサポートも重要となるので、万が一の時に困らないようにサポート体制もホームページなどで把握しておくのをおすすめします。

第3位は「ノウハウや実績」で18％でした。ノウハウや実績を豊富に持っているところは信頼度がとても高いため、これまでにどのようなノウハウや実績があるかも問い合わせたりして確認してみてください。

以上がアンケートの結果とfなります。次からは給与計算アウトソーシングサービスのタイプと選び方について解説していきます。

給与計算アウトソーシングサービスのタイプと選び方

最近では給与計算アウトソーシングサービスを利用する企業が増えていることから、同様のサービスの数も増えてきました。そのため、「どのサービスを利用するべきか」と、悩んでいる担当者や代表者は多いのではないでしょうか。ここでは、給与計算アウトソーシングサービスを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介します。

大企業向けの給与計算アウトソーシング

給与計算アウトソーシングサービスのなかには、従業員の人数が多い企業に適したものがあります。ここでは、大企業向けの給与計算アウトソーシングサービスを3つご紹介します。

給与計算代行サービス

株式会社BODの給与計算代行サービスは、社会保険や雇用保険などの高い知識を持った専門チームによるサポートを受けられるサービスです。給与計算のほか、人事労務や勤怠管理、年末調整の情報収集・審査にも対応しています。

また法令改正にも対応しているので、起業したばかりの方でも安心です。給与の明細書は給料日に一斉配信され、印刷や入力の手間が省けます。

BPOソリューション

日本郵政コーポレートサービス株式会社のBPOソリューションは、給与計算や社会保険、年末調整、住民税、マイナンバーなどの給与計算関連業務を委託できるサービスです。そのほか、総務や経理などの業務も委託可能です。

またこのサービスでは、約40万人分の給与計算業務を行っている実績があります。万全なセキュリティ対策が施されているので、個人情報の漏洩が不安な方におすすめです。

トライアンフの給与計算アウトソーシング

株式会社トライアンフの給与計算アウトソーシングは、社員窓口や勤怠管理、マイナンバー管理、年末調整まで一任できるサービスです。顧客継続率100％を3年連続で保っており、顧客満足度が高いといえるでしょう。

また各企業には2人の担当者がつくので、担当者が不在で問い合わせられなかったという事態を避けられます。ミスが起きた際には、原因を分析し2度と同じミスをしないように努めます。

中小企業向けの給与計算アウトソーシング

中小企業で給与計算アウトソーシングサービスを導入する場合、従業員の人数が数百人の企業に適したものがおすすめです。ここでは、中小企業向けの給与計算アウトソーシングサービスを3つご紹介します。

ミナジン給与計算アウトソーシングサービス

株式会社ミナジンのミナジン給与計算アウトソーシングサービスは、労務屋として30年以上の実績を誇っているサービスです。導入することでコストの合理性が高くなり、特に小規模な企業ほどコスト削減の効果が得られやすいです。

また社労士資格を保有している方などが担当してくれるので、知識がない方でも安心して任せられるでしょう。給与明細のWeb化や勤怠データの集約など、ペーパーレス化や社内DX化を実現する点も特徴です。

Salazy

シティコンピュータ株式会社のSalazyは、業務効率化・コスト削減・安定した運用の実現を目的にサポートしてもらえるサービスです。給与計算のほかに、人事業務や勤怠管理、年末調整、社会保険業務、福利厚生業務なども委託できます。

また、クラウド勤怠や給与システムの導入支援も行っています。検討しているシステムの現状についてヒアリングしてもらったり、業務のひっ迫度を無料で診断してもらったりすることが可能です。

給与計算サービス

NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社の給与計算サービスは、大手メーカーや外資系金融などでの導入実績があるサービスです。Pマークや各種セキュリティ関連の資格を取得しているので、セキュリティが担保されているといえます。

給与計算業務では、給与計算のほかに住民税の年度更新や年末調整のweb申告、法定調書関係の処理、マイナンバーの収集・管理、明細データの作成などを行っています。社会保険労務士法人と連携しており、社会保険・労働保険業務の一任も可能です。

システム一体型の給与計算アウトソーシング

給与計算サービスのほかに、さまざまな業務を委託したい場合は、システム一体型の給与計算アウトソーシングサービスがおすすめです。ここでは、システム一体型の給与計算アウトソーシングサービスを3つご紹介します。

freee人事労務アウトソース

freee株式会社のfreee人事労務アウトソースは、給与計算や労務業務をプロに一任できるサービスです。特に、内製と外注の切り替えが難しい場合や、専門知識を持った労務担当の採用が難しい場合におすすめです。

freeeボードで申請から承認まで一気通貫で完結するので、複雑な操作を行ったり、ほかのサービスに切り替えたりする手間が省けます。ほかのサービスと比較すると、低コストで抑えられる点が特徴です。

RoboRoboペイロール

オープンアソシエイツ株式会社のRoboRoboペイロールは、導入企業5,000社以上の実績を誇るサービスです。初期費用0円で導入から運用までサポートしてもらえるので、初期費用を抑えながら導入をサポートしてもらいたい場合に適しています。

すでに退勤管理システムを導入している場合は、アカウント情報を共有することでデータを収集できるので、新しいシステムに切り替える必要がありません。給与明細は、メール・PDF・印刷の3つの方法から選択して、RoboRoboペイロールから発行することが可能です。

ジョブカンBPO

株式会社DONUTSのジョブカンBPOは、専門性を持ったパートナー社労士と連携して提供しているサービスです。特に、バックオフィスに関わる作業時間を削減したい場合や、申請漏れやミスを改善したい場合に適しています。

また1分ほどの手続きで利用をはじめられるので、給与計算アウトソーシングサービスの導入を急いでいる場合にもおすすめです。30日間無料で利用でき、自社に合っているか試しに使ってみることが可能です。

業務範囲

給与計算アウトソーシングサービスを選ぶ際には、まず依頼できる業務の範囲をチェックしましょう。多くのサービスでは給与計算のみでなく、賞与計算や支払い手続き、年末調整、税金や保険の計算など給与に関わるさまざまな業務を行っています。

ただしその組み合わせやプランについては、サービスごとに異なるでしょう。そのなかでも、社内で行っている業務の一部のみを委託することができたり、給与計算に関するすべての業務を委託できたりなど、さまざまな要望に対して柔軟に対応できる給与計算アウトソーシングサービスを選ぶのがおすすめです。

そしてそのためには、まず外部のサポートが必要な業務がどれなのかをしっかりと把握しておくことが大切です。現在給与計算に関する業務を行っているなかでどのような課題があるのかを把握して、その課題を解決するためのプランを提案してくれるサービスを利用しましょう。

サポート体制

給与計算アウトソーシングサービスを利用することで社内の負担は減りますが、導入時は業務内容や業務の流れが大きく変わるので、それに戸惑ってしまう社員も少なくないでしょう。また、これまでにはなかったシステムを導入することに、一定の抵抗感を覚える方もいるはずです。

そんな社員の不安を解消するために、そしてスムーズに給与計算アウトソーシングサービスを導入するためには、導入後も十分なサポートを行っているサービスを利用するのがおすすめです。とくにそれぞれの企業に専任チームを設けており、固定窓口で対応してくれるようなサービスであれば、つねに状況を把握している担当者がサポートしてくれるので安心でしょう。

窓口などを設けていても毎回別の担当者になってしまうために、同じ内容を何度も伝えなければならないというサービスでは、かえって導入する企業の負担になってしまうことがあるので注意が必要です。給与計算アウトソーシングサービス選びの際には、サポート内容やサポート体制についても確認し、信頼できる対応をしてくれるサービスを利用しましょう。

セキュリティ

給与計算アウトソーシングサービスを利用する場合に不安を感じやすいのが、セキュリティ面などの安全性です。給与は社員ひとりひとりの個人情報に関わるものであるため、セキュリティ面での信頼性が低いサービスを利用すると大きなトラブルに発展してしまう可能性もあるでしょう。

セキュリティ面で確認したいこととして、まず大前提としてプライバシーマークの取得をしていることが挙げられます。またセキュリティ対策の方法や内容、データの保管方法などについてもチェックしましょう。たとえば、分散運用によるBCP(事業継続計画)対策を行っているサービスはおすすめです。

というのも万が一災害などがあった場合でも、分散運用をしていればデータを失う危険性が下がり、滞りなく運用が続けられるからです。ぜひ、このような対策をとって万が一にも備えている給与計算アウトソーシングサービスを利用するようにしましょう。

アウトソーシングの対象範囲の広さ

給与計算アウトソーシングサービスを選ぶ際、対応可能な業務を確認しておきましょう。給与計算アウトソーシングといっても、そのほかの業務も一任できるサービスがあります。

たとえば、給与計算のほかに、社員窓口や勤怠管理、年末調整、マイナンバー管理、社会保険業務、福利厚生業務に対応しているか確認することがポイントです。自社でひっ迫している業務や、システムの切り替えを検討している業務などから、自社に合ったサービスを選びましょう。

自社特有の要件への対応可否

給与計算アウトソーシングサービスを選ぶ際、自社特有の業務への対応が可能かを確認しましょう。たとえば、一般的な賞与以外に手当を扱っている場合や、海外従業員の給与計算が必須な場合でも対応できるかがポイントです。

またすでに給与計算以外の業務の委託サービスを導入している場合、これから導入する給与計算アウトソーシングサービスとの互換性を確認することが大切です。自社特有の要件を満たすとともに、業務効率化やミスの削減が期待できるものを選びましょう。

申請方法のWeb対応の有無

給与計算アウトソーシングサービスを導入する際、Web上で申請や変更手続きができるかを確認しましょう。申請するデータ量が多い場合は、Web上での対応ができれば、業務の負担を大幅に軽減できます。

またパソコンやタブレット、スマホから申請ができるサービスを選べば、各従業員が自宅からでも入力できる環境を整えられます。用紙を準備する必要がなくなり、印刷したりボールペンで記入したりする手間が省けるだけではなく、ペーパーレス化にもつながるでしょう。

実績の有無

給与計算アウトソーシングサービスを選ぶとき、各会社の実績を確認しましょう。実績数が多ければ多いほど、たくさんの企業から信頼されていると捉えられます。

また実績数だけではなく、自社に近い業種や業態の企業へのサービス提供の実績があるのかも確認しましょう。自社と類似した企業のサポート実績があれば、スムーズにサポートを受けられます。

給与計算アウトソーシングサービスを活用して人事業務を効率化しよう！

給与計算やそれに関わる業務は、とくに中小企業などの専門部署を設けられない企業にとっては、大きな負担となってしまいます。社員全員が会社のコア業務を行い業務効率化を図れるようにするためにも、ぜひ給与計算アウトソーシングサービスを活用しましょう。

給与計算アウトソーシングサービスは数多く存在していますが、給与という大切な情報を預ける場所なので、信頼性が高く技術やサポート面でも安心できるサービスを見極めることが大切です。まずは気になるサービスに問い合わせや資料請求などを行い、自社にとって最適な対応をしてくれる給与計算アウトソーシングサービスを見つけてください。