年末調整業務の負荷や煩雑さを何とかしたいけれど、改善する方法はないの？とお悩みではありませんか。年末調整に対する人事や経理の負荷は計り知れません。そこで本記事ではそんなお悩みを払拭すべく「年末調整代行サービス」について解説します。この記事を最後までお読みいただければ、年末調整の業務効率は大幅に改善することでしょう。
CONTENTS
年末調整の代行サービスとは？
年末調整業務に対する課題を解決するツールとなるものが「年末調整代行サービス」です。ここでは、年末調整代行サービスについて解説します。
年末調整とは
年末調整とは、所得税の過不足を清算することをいいます。1月～12月にかけて所得税を徴収する源泉徴収は概算で計算されているため、年末に正しく所得税を計算し直し、過不足を清算する手続きです。
人事や経理の担当者にとっては、非常に業務負荷が高く、チェックが煩雑でミスが発生しやすい構造となっています。
年末調整代行サービスとは
年末調整代行サービスとは、企業や個人が年末調整手続きを専門家に委託することで、従業員の税金計算や申告手続きを代行してもらうサービスのことです。
主に給与を支払う事業主が従業員の給与所得に関する税金計算や、申告を正確におこなうために利用されます。年末調整代行サービスは、税理士法人や社労士法人、一般企業などの専門家が運営しています。
年末調整でよくある課題
年末は多くの企業にとって繁忙期であり、年末調整の業務は特に負担が大きい作業のひとつです。年末調整とは、一年間の源泉徴収額と実際の納税額を調整する手続きであり、正確なデータ処理が求められます。
しかし、業務の煩雑さや法改正の影響など、さまざまな課題が生じることも少なくありません。ここでは、企業が直面しやすい年末調整の課題と、その解決策について詳しく見ていきます。
業務負担の増大と残業の発生
年末調整は、従業員の個人情報や所得データをもとに計算を行うため、多くの書類処理やデータ入力作業が発生します。とくに従業員数が多い企業では、大量の書類を短期間で処理しなければならず、担当者への負担が大きくなります。
その結果、業務の遅れや残業の増加につながり、ミスの発生リスクも高まります。解決策としては、年末調整の業務を早めに開始し、余裕を持ったスケジュールを設定することが重要です。
また、専門のシステムを導入し、書類の電子化や自動計算を活用することで、業務効率を向上させることができます。
データ処理ミスや法改正への対応の難しさ
年末調整では、控除額の計算や所得税の調整を正確に行う必要がありますが、手作業での処理が多いと、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。
また、税制や社会保険制度の改正は頻繁に行われるため、最新の情報を把握し、適切に対応することも求められるでしょう。
しかし、これらの変更に対応するための研修や情報収集には時間と労力がかかるため、担当者にとって大きな負担となります。
解決策として、最新の税制情報を提供するシステムの導入や、外部の専門家と連携することで、正確な業務遂行を目指す方法があります。また、社内で定期的に研修を実施し、担当者のスキルアップを図ることも有効です。
リモートワークに対応しづらい
コロナ禍以降、多くの企業でリモートワークが普及しましたが、年末調整業務は紙の書類を扱うことが多いため、リモート環境では対応が難しいという問題があります。
控除証明書や扶養控除申告書などの紙の書類が必要な場合、担当者は出社して処理を行わざるを得ず、リモートワークが推奨される環境でも年末調整業務のためにオフィス勤務を求められるケースが多いのです。
解決策として、電子申請やクラウドシステムの活用が挙げられます。オンラインで従業員が必要書類を提出できる仕組みを整えれば、リモート環境でもスムーズな業務遂行が可能になります。
また、書類のペーパーレス化を推進することで、業務の効率化や情報漏洩リスクの低減にもつながります。
経営者と社員どちらにも負担がある
毎年行われる年末調整は、それぞれの担当者での課題があります。経営者にとっては、年末調整の効率化や電子化などが課題となりやすいです。
また、実際に年末調整を行う担当者は、本来の業務に支障が出る、または残業が発生するなどの負担が増えます。社員とのやりとりも必要なため負担に感じる担当者は多いです。
しかし、社員にも課題はあります。年末調整は用意すべき書類が多く、紙での申請なので手間を感じやすく、また控除額の計算が合っているか不安になる方もいます。
これらの課題は、年末調整をアウトソーシングすることで解決できます。経営者や年末調整の担当者だけではなく、社員の負担も減らせるためアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。
年末調整のアウトソーシングは違法にはならない
社労士による年末調整代行は違法
社労士へ給与計算などの業務を依頼している企業は多いです。しかし、社労士が年末調整代行をするのは違法です。
年末調整の業務には、税理士しかできない内容があります。そのため、税理士へ依頼するのであれば問題はありません。年末調整を外部へ委託する場合は、税理士へ依頼しましょう。
年末調整代行サービスにしてもらえること
年末調整代行サービスは、個人や企業が年末調整業務を税理士法人や社労士法人、一般企業などの専門家に委託するサービスです。ここでは具体的に、年末調整代行サービスにしてもらえることについて解説します。
給与所得の計算と申告
専門家は、集められた給与明細などの必要書類をもとに、従業員の給与所得の計算をおこないます。必要な控除や手当を考慮し、年末調整のための計算を正確におこないます。
源泉徴収票の作成
年末調整の際に必要な源泉徴収票の作成をおこないます。これには従業員の給与所得・控除額・源泉徴収税額などが記載されています。
申告書の作成・提出
年末調整のための申告書類を作成し、税務署へ提出する手続きを代行します。これにより、会社の人事や経理担当者が年末に申告書を提出する手間が省けます。
控除や特例の最適活用の提案
専門家は税法や労働法の知識を活用し、個々の状況に合わせて最適な控除や特例の活用方法を提案します。これにより、納税額の最適化が図られます。
税務関連の相談に対応
年末調整に関する疑問や問題に対する相談にも応じています。税務制度の専門知識を持つ専門家が的確なアドバイスを提供し、クライアントの不安を解消します。
正確な計算と申告を保証
年末調整は複雑な計算と手続きをともなうため、誤りが起きないように専門家が責任をもって処理します。これにより、正確な計算と申告が保証されます。
年末調整代行サービスに委託するメリット
年末調整代行サービスに委託することで、正確な計算や確実な申告業務が可能になるだけではなく、ほかにもさまざまなメリットがあります。ここでは、年末調整代行サービスに委託するメリットについて解説します。
担当者の業務負荷を大幅に軽減できる
年末調整代行サービスに委託する1番のメリットは、年末調整業務をおこなう人事や経理担当者の業務負荷を大幅に軽減できることです。年末調整業務における手間のかかる書類チェックが代行により解消されるため、その業務に割く労力と時間を削減し、その分が別の業務に充てられることは大きなメリットといえます。
採用コストをおさえられる
年末調整業務を年末調整代行サービスに委託することによって、新規に人事や経理社員を採用するコストがおさえられます。社員を登用すると、採用コストだけではなく、年間の雇用コストも削減できるため、代行費用を支払ったとしても、大幅な経費の削減が図れます。
年末調整業務の電子化を導入できる
年末調整代行サービスの中には、書類の電子化をおこなうサービスも含まれているケースがあります。書類の電子化はクラウドサービスを使っておこなわれます。今までは、従業員の必要書類をすべて集めて郵送していたものを、スマートフォンなどで写真を撮り、クラウドにアップロードするだけで書類を提出することが可能になります。
年末調整をアウトソーシングする際の3つの注意点
年末調整の際にアウトソーシングをすると、担当者などの負担が軽減できます。しかし、依頼をする際は注意すべきこともあります。
ひとつ目は、年末調整の代行業務は税理士しかできない点です。年末調整代行には、税理士しかできない業務があり、社労士が年末調整を代行すると違法になるため、税理士に依頼しなければなりません。さらに、年末調整の代行依頼による情報漏洩にも注意が必要です。
二つ目は、依頼をする前にセキュリティ対策がされているか確認しましょう。プライバシーマークを取得していると、安心です。年末調整では、社員の住所やマイナンバーを取り扱います。そのため、アウトソーシング先は慎重に選ぶ必要があります。
三つ目は、依頼する際の条件です。年末調整代行の料金を顧問料に含んでいる税理士もいますが、別料金の場合もあります。年末調整代行を依頼する場合は、料金に関する条件も確認しておきましょう。また、年末調整だけではなく顧問契約が条件の場合もあります。
税理士によって条件が異なるため、複数比較し希望に合う人を選びましょう。条件に合う税理士がいれば、毎年探す手間も省けます。年末調整をアウトソーシングをすれば、業務が効率化でき、社員の満足度も上がります。
年末調整代行を選ぶときのポイント
年末調整は、従業員の所得税を正しく計算し、税務署に申告する重要な業務です。誤りがあれば、従業員や企業に大きな影響を及ぼす可能性があります。
そこで、多くの企業が年末調整を代行会社に依頼していますが、依頼先の選定は慎重に行う必要があります。ここでは、年末調整代行を選ぶ際に押さえておきたいポイントについて解説します。
専門知識と実績の確認
年末調整は税法に関する専門知識を要する業務であり、制度改正にも対応できる柔軟性が求められます。そのため、依頼先の代行会社が十分な知識を持ち、これまでに豊富な実績があるかを確認しましょう。
とくに税法の変更への対応力や、複雑なケースに対するノウハウがあるかどうかは重要な判断基準です。経験豊富な代行会社を選ぶことで、ミスのリスクを軽減し、スムーズな年末調整を実現できます。
企業規模に応じた対応力
代行会社が自社の規模に合ったサービスを提供できるかどうかも重要なポイントです。従業員数が多い企業では、大量のデータを正確かつ迅速に処理できる体制が整っているかを確認しましょう。
また、企業ごとに異なる業務範囲に対応できる柔軟性も必要です。たとえば、特定の福利厚生や特殊な支払い形態に対応可能かどうかを確認し、必要な業務を確実にカバーできる代行会社を選んでください。
情報セキュリティ体制の確認
年末調整では従業員の個人情報を取り扱うため、情報漏洩のリスクに十分な注意を払う必要があります。依頼先がどのような情報管理体制を整えているか、ISO27001などのセキュリティ認証を取得しているかを確認しましょう。
加えて、データの送受信時の暗号化、アクセス制限、従業員への情報管理教育など、具体的な対策が講じられているかを確認することが重要です。
契約条件とサポート体制
契約を締結する前に、業務内容や対応範囲、納期、料金、違約金、秘密保持契約（NDA）などを詳細に確認しましょう。とくに年末調整の期限は法律で定められているため、遅延が生じないよう納期の遵守が確実な代行会社を選ぶことが必要です。
また、トラブル発生時の対応方法や、サポート体制が整っているかも確認し、安心して任せられる依頼先を選んでください。
業務フローとの親和性
年末調整を外部に依頼する場合、自社の業務フローに与える影響を最小限に抑えることが重要です。代行会社によっては特定のシステムの利用を求められる場合がありますが、自社がすでに使用しているシステムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。
また、業務フローの変更が必要となる場合、その負担やコストについても事前に把握し、業務効率を維持できる選択をすることが大切です。
従業員サポートの充実度
年末調整では、従業員からの問い合わせ対応も重要な要素です。申告手続きが複雑な場合、従業員が戸惑うことも少なくありません。
代行会社にコールセンターや専用のサポート窓口があるか、問い合わせに迅速に対応できる体制があるかを確認しましょう。
とくに多くの従業員が関与する企業では、対応の質が業務全体の円滑さに直結するため、手厚いサポート体制を持つ代行会社を選ぶことが望ましいです。
コストと効果のバランス
年末調整代行の費用は代行会社によって異なり、料金体系もさまざまです。
単純にコストが安いかどうかだけでなく、業務効率化による時間削減や正確性向上、従業員の負担軽減といった付加価値も考慮する必要があります。自社で対応した場合と比較し、アウトソーシングによって得られる効果を総合的に評価しましょう。
また、複数の代行会社から見積もりを取り、サービス内容と費用のバランスを見極めることが重要です。
年末調整アウトソーシングの料金相場
年末調整のアウトソーシングは、社員の人数×基本料金で計算されることが多いです。そのため、在籍している社員の数によって料金は異なります。
基本料金の相場は1〜3万円で、規定の人数を超えたら追加料金となるのが一般的です。規定の人数を超えたあとは、1人1,000〜3,000円の追加料金が発生します。
税理士や事業者によっては、源泉徴収票などの作成で別途請求されることがあります。年末調整をアウトソーシングする場合は、基本料金に含まれる業務を確認しておきましょう。
料金体系は税理士や事業所によって異なるため、料金を把握し、比較することが大切です。ただし、先述した金額はあくまでも相場です。選ぶ際の参考として考え、安心して依頼できるところを選びましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は、年末調整代行サービスの概要や業務内容・委託するメリットについて解説しました。年末調整代行サービスは、年末調整手続きを専門家に委託することで、従業員の税金計算や申告手続きを代行してもらうサービスのことです。
年末調整代行サービスは、税理士法人や社労士法人、一般企業などの専門家が運営しています。年末調整代行サービスでは、給与所得の計算と申告・源泉徴収票の作成・申告書の作成・提出などの業務を代行しています。
年末調整代行サービスに委託するメリットは、担当者の業務負荷を軽減できることや、人事や経理などの新規採用コストをおさえられることなどが挙げられます。年末調整業務の煩雑さでお困りであれば、ぜひ年末調整代行サービスの導入を検討してみてください。
給与計算アウトソーシングサービスランキングBEST5！
