【人事・労務必見】チェックリスト付き！新入社員の受け入れの事前準備は何をすればいい？

新入社員の受け入れは、企業にとって大切なイベントのひとつであり、より迅速な受け入れを実現できることで新入社員にも安心感が生まれます。その結果、離職率の減少にもつながってくるでしょう。ただ企業側は何を準備すればよいのか、準備不足なことはないかなど、担当者の不安は多いと思います。そこでここでは、新入社員の受け入れの事前準備について詳しく紹介していきます。

新入社員を受け入れるときの心構え

新入社員を受け入れるときは、既存の社員の心構えも重要です。受け入れる側はどのような心構えをしておくとよいのかを最初に紹介します。

担当者以外の受け入れ体制が重要

新入社員の担当者が社内で決まっていたとしても、担当者だけではなく、全員で新入社員を迎え入れる姿勢が重要です。

とくに配属先となる部署内の全社員が、新入社員を受け入れる姿勢をとることで安心できる雰囲気づくりにつながります。たとえば、挨拶を積極的に行うことや休憩中に少し話しかけてみることなど、少しの声がけなどを全員が意識して行うことで、より新入社員が組織に馴染みやすくなります。

不安を解消できる場を作っておく

新入社員が業務をスタートしたとき、必ずわからないことや不安な点が出てきます。質問もどこまでしてよいのか、誰に聞けば解決できるのかが不透明であると、新入社員も不安が大きくなってしまいます。

そのため、新入社員が不安な点や疑問点を解消できるように定期的なメンター面談や質疑応答時間を設けることが大切です。メンター面談では、業務内容だけではなく、人間関係などの日々の些細な不安などを話せる場を定期的に設置することで、メンタルも安定しやすくなるでしょう。

質疑応答においては、業務の説明後にその都度、時間を設けることでわからないことをその場で解決させていくことができます。

研修スケジュールの明確化

新入社員には、研修期間が設けられていますが、ゴールを含めて研修期間のスケジュールを明確化しておくことも大切です。いつまでに何を習得すればよいのかを新入社員が理解できることで、やるべきことやすべきことも理解しやすくなります。

目標設定もしっかりと共有していきましょう。

新入社員受け入れ準備のチェックリスト

次に、新入社員を実際に受け入れる前の準備として具体的に行っておくとよい点をいくつか紹介します。受け入れ準備の際のチェックリストとしても参考にしてみましょう。

人事労務関連について

新入社員が入社するときに必要となる書類や、会社側の手続きについて紹介します。入社時には、雇用契約書や年金手帳、健康診断書、身元保証書など新入社員の提出書類があります。

提出が必要な書類をあらかじめリストアップし、提出期限も明記して用意しておきましょう。また労働基準法に基づいた労働条件を明記した書面を用意し、雇用契約を迅速にできる状態にしておきます。

そして社会保険や労働保険などの加入手続きも忘れないように行っていきましょう。

業務環境の準備

新入社員が入社後にスムーズな研修や業務を行えるように、業務に必要となるパソコンやデスク、備品などを事前に準備しておきます。デスクやロッカー、椅子などの確認や、社用携帯を支給する会社であれば、携帯電話の用意、名刺や社章、社員証などの発行や手配も済ませておきましょう。

また入社後の配布物として企業理念や社内規則、組織図などの資料も準備します。

デジタル環境の整備

社内で連絡を取り合うためのメールアドレスや基幹システム、勤怠管理システム、経費精算システムなどのデジタル環境の整備も行っていきます。また社内で必要となるソフトウェアのダウンロードやセキュリティソフトの導入、VPN接続設定なども完了させておくことで、すぐに業務に取り組むことができます。

ほかにも配属部署ごとのアクセス制限の設定や共有フォルダへのアクセス権限なども設定しておきましょう。

配属部署との連携

新入社員の配属先の部署への連携を密にとっていくことが大切です。まずは、配属部署への周知として新入社員の氏名や入社日などを関係者へ共有していきます。

その後、新入社員のお世話係として受け入れ担当者を決定します。担当者には役割と期間を明確化していきましょう。

そして受け入れ当日のスケジュールや業務内容を決定していきます。部署での自己紹介やオフィス紹介、今後の業務の進め方など初日以降のスケジュールも細かく策定していきましょう。

研修やオリエンテーションの計画

新入社員の入社後には、会社のルールや業務を把握してもらうことが大切です。そのため、入社式やオリエンテーションで開示するための経営陣の挨拶や社内規則、会社の歴史、事業内容などを盛り込んだコンテンツ作成を行います。

そして全体の研修期間や部署別研修のスケジュールとして、研修期間や講師のセレクト、研修場所、研修内容を決めていきます。またオリエンテーションや入社式を行うための会議室の予約やプロジェクター機材の手配、遠方の新入社員向けの宿泊施設の手配や移動手段の手配なども忘れずに行っていきましょう。

受け入れ準備の開始時期や予算

上記で新入社員の受け入れ準備について紹介してきましたが、実際には受け入れ準備はいつから始めればよいのでしょうか。また予算はどれくらい必要になるのかなどについて、ここでは紹介していきます。

受け入れ準備を始める時期

新入社員の受け入れ準備を始める時期について紹介していきます。目安としては、遅くても入社日の2か月から3か月前に始めることがおすすめです。

なかでもパソコンなどの備品発注には、時間を要するため、新入社員の人数が確定した時点で発注をかけてもよいでしょう。なるべく早めに準備を進められるようにしていくことが大切です。

受け入れ準備の予算について

新入社員の受け入れ準備の予算については、新入社員の数や会社の規模や業種などによっても大きく異なります。とくにデスクやパソコンなどの設備費においては、大きな金額がかかる可能性も高く、研修費用においても会場費や講師料、人事労務手続きの諸費用なども必要になってきます。

こうした研修の全体予算においては、研修費だけでも数十万円から数百万円ほどかかる可能性もあります。そのため、予算においては高額になる可能性があることを把握しておくとよいでしょう。

受け入れ準備の重要性について

新入社員の受け入れ準備について上記で紹介してきましたが、最後に受け入れ準備の重要性について紹介します。

早期離職の防止や定着率のアップ

上記で紹介した事前準備をしっかりと行い、新入社員を受け入れることで早期離職の防止や定着率の向上につながります。入社時の環境が十分に整えられていることで、安心感が生まれ、この会社で働いていこうという気持ちの向上につながっていきます。

反対に入社時の受け入れ体制が不十分であると、不安を感じてしまい、離職率がアップしてしまう原因になってしまうでしょう。そのため、歓迎されているという環境を提供できることで、新入社員のモチベーションアップにつながり、会社への貢献度も高めることへつながるでしょう。

既存社員の負担減少

受け入れ準備をしっかりと行えることで、既存社員への負担を和らげることができます。本来の業務を滞らせないためにも、準備リストなどを作成し共有していくことでスムーズな新人社員の受け入れを実行させられるでしょう。

まとめ

今回は、新入社員の受け入れの事前準備について紹介してきました。受け入れ準備をしっかりと行うことで、新入社員にとっても既存社員にとっても効率よく、居心地のよいスムーズな受け入れを実現できます。そのため、入社日の3か月前ほどから受け入れ準備を開始し、パソコンなどの備品類はとくに早めの発注をおすすめします。新入社員の担当者だけではなく、会社全体で新入社員を迎え入れる姿勢が大切でしょう。今回の記事で紹介したチェックリストなども参考にしてもらいながら、新入社員の受け入れの事前準備を進めていってみてください。