給与計算をひとりで進めるのは普通？リスクと解決策

給与計算をひとりで担当している会社は少なくありません。しかし、専門知識が必要な給与計算をひとりで行うことには、ミスのリスクや担当者の負担増など、さまざまな問題があります。この記事では、給与計算をひとりで進める実態と、そのリスク、解決策について見ていきましょう。ぜひ最後までご一読ください。

給与計算をひとりで担当する会社の実態

中小企業では、給与計算をひとりの担当者に任せているケースが多く見られます。経理担当者が給与計算を兼務したり、総務担当者がひとりで処理したりする状況です。給与計算は専門的な知識を必要とする業務です。

基本給の計算だけでなく、残業代や各種手当の計算、社会保険料や税金の控除など、さまざまな要素が絡み合います。法改正も頻繁に行われるため、常に最新の情報を把握する必要があります。しかし、中小企業では人材確保が難しく、給与計算の専門家を雇用する余裕がないため、ひとりの担当者に業務が集中してしまいます。

従業員数が少ないうちは、エクセルを使って給与を管理することも可能です。しかし、従業員が10名を超えてくると、計算の複雑さが増し、ひとりでの対応が困難になっていきます。

多様な働き方が広がる中、パートタイム、アルバイト、フレックスタイム制など、さまざまな雇用形態や勤務パターンに対応しなければならず、担当者の負担は年々大きくなっています。給与計算をひとりで担当することは、業務の属人化を招きます。

その担当者しか給与計算の仕組みを理解していない状態では、担当者が退職したり病気で休んだりすると、給与計算業務が滞ってしまいます。引き継ぎも簡単ではなく、新しい担当者が一から学ぶには相当な時間がかかります。このような状況は、企業にとって大きなリスクとなります。

ひとりで給与計算を行うリスク

給与計算をひとりで進めることには、さまざまなリスクがともないます。ミスが発生しやすく、会社に大きな損失をもたらす可能性があります。

計算ミスによる法律違反のリスク

給与計算のミスは、単なる事務的な誤りでは済みません。給与の支払い不足があった場合、労働基準法違反となり、30万円以下の罰金の対象になります。

残業代の未払いで従業員が裁判を起こした場合、裁判所から未払い金と同額の付加金の支払いを命じられることもあります。さらに、給与や賞与の未払いには遅延損害金も発生するため、金銭的な損失は大きくなります。

従業員との信頼関係が損なわれる

給与計算にミスがあると、従業員は会社に対して不信感を抱きます。給与は労働の対価であり、従業員にとって最も関心の高い要素です。

支給額の誤りや支払い遅延が発生すると、自分の労働が正しく評価されていないと感じ、モチベーションの低下や離職につながる可能性があります。給与計算のミスは社内で瞬く間に共有される傾向があるため、組織全体の士気に影響をおよぼします。

担当者の心理的負担が大きい

給与計算をひとりで担当する人にとって、ミスを許されないというプレッシャーは非常に大きいものです。とくに経験が少ない担当者やほかの業務と兼任している担当者は、常に不安を抱えながら作業を進めています。

年末調整やボーナスの時期には業務量が増え、通常より忙しくなります。専門的な知識が必要な業務であるため、簡単に人を増やすこともできず、担当者の負担は計り知れません。

給与計算アウトソーシングを活用する

給与計算をひとりで行うリスクを解消するには、アウトソーシングの活用が有効な解決策となります。専門業者に委託することで、正確性と効率性を両立できます。

アウトソーシングのメリット

給与計算をアウトソーシングすることで、計算ミスのリスクを大幅に減らせます。専門業者は給与計算に関する豊富な知識とノウハウをもっているため、法改正にも迅速に対応できます。

社会保険料率や税率の変更があっても、常に最新の情報に基づいた正確な計算が可能です。また、業務の属人化を防ぎ、担当者の退職や病気による業務停滞のリスクを回避できます。

コストと業務効率の改善

アウトソーシングの料金は、従業員数50人程度の企業で月額4万円から6万円が相場です。従業員ひとりあたり月額400円から1,000円程度で計算されます。

専門の担当者を雇用する人件費や教育コスト、給与計算ソフトの導入費用などを考えると、トータルでコストを抑えられる場合があります。さらに、給与計算にかけていた時間をコア業務に充てられるため、企業の生産性向上にもつながります。

アウトソーシング導入の流れ

給与計算をアウトソーシングする場合、まず現在の給与計算業務の課題を洗い出し、導入の目的を明確にします。膨大な業務を効率化したいのか、人件費を削減したいのかによって、選ぶサービスが異なります。

次に、複数のアウトソーシング会社を比較検討し、セキュリティ体制や料金体系を確認します。導入には通常2か月から半年程度の準備期間が必要なため、繁忙期を避けて余裕をもったスケジュールで進めることが重要です。

まとめ

給与計算をひとりで担当している会社は多く存在しますが、それには大きなリスクがともないます。計算ミスによる法律違反や従業員との信頼関係の悪化、担当者の心理的負担など、さまざまな問題があります。給与計算は専門性が高く、法改正への対応も必要な業務です。ひとりで抱え込むのではなく、アウトソーシングを活用することで、正確性を確保しながら業務効率を向上させられます。専門業者に委託することで、担当者の負担を軽減し、企業のリスクを減らせます。給与計算の課題を感じている場合は、アウトソーシングの導入を検討してみてはいかがでしょうか。