【2026年版】給与支払い報告書の書き方とよくあるミスも紹介！

従業員に給与を支払っている事業者は、給与支払い報告書の提出が必要です。源泉徴収票と同様、年末調整後に作成し、給与支払い報告書の金額をもとに個人住民税が決定します。ミスがあると再提出になるため、正しい方法で作成しなければいけません。本記事では、給与支払い報告書の書き方とよくあるミスについて紹介します。ぜひ参考にしてください。

給与支払い報告書には2つの書類が存在する

給与支払い報告書は、従業員の住民税額を決定するために必要な情報です。事業者が支払った給与を従業員が居住している市区町村に報告することで、個人住民税が決定します。

また、年末調整後に作成する源泉徴収票と似ていますが、作成の目的や提出先は異なります。

個人別明細書

給与支払い報告書を構成する書類は、個人別明細書と総括表の2種類です。

個人別明細書は、従業員の個人情報を詳しく記載したもので、源泉徴収票とほぼ同じ内容となっています。従業員ひとりにつき1枚作成し、氏名・住所・生年月日のほか、給与額や社会保険料等の控除額、扶養親族に関する情報も記載されます。

総括表

総括表は、従業員の個人別明細書をまとめる表紙のような役割をもっており、従業員が居住する市区町村ごとに1枚ずつ作成し、何人分の個人別明細書を提出するかを記載します。

源泉徴収票との違い

記載内容が源泉徴収票と同じであるため、勘違いされやすいですが、給与支払い報告書と源泉徴収票は似て非なるものです。

給与支払い報告書の目的は、従業員の個人住民税の計算、源泉徴収票の目的は従業員に支給した給与と源泉徴収した所得税額の通知です。提出先についても、従業員が居住する市区町村の給与支払い報告書に対し、源泉徴収票は従業員・税務署になります。

ただし、提出時期はどちらも年末調整の対象となる翌年1月31日までです。

作成対象者の条件

給与支払い報告書は、必ずしも提出が必要になるわけではありません。

提出が必要な場合は、作成対象者が前年1月1日～12月31日までに給与を支払った従業員です。すべての従業員が対象者となるため、給与支払い報告書の提出が必要です。パートタイムや役員、前年中に退職した人も提出が求められるでしょう。

一方で提出が不要な場合は、退職した従業員の給与総額が1年間で30万円以下であることです。提出する市区町村によっては免除されないので、事前に要否を確認しておきましょう。

給与支払い報告書の書き方と提出方法

給与支払い報告書を提出する前に、正しい書き方と提出方法について知っておきましょう。様式は各市区町村のホームページからダウンロードできますが、総括表は市区町村によって様式が異なる場合があります。

また作成にあたり、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書・保険料控除申告書・基礎控除申告書、配偶者控除等申告書、所得金額調整控除申告書を準備しておくとスムーズです。

各書類の書き方

個人別明細書と総括表では、それぞれ書き方が異なります。

個人別明細書は、基本的に源泉徴収票と同じです。手書きでの記入も可能ですが、その際は源泉徴収票を含む4枚の複写用紙を使用すると効率よく作成できます。

以下の3つの書類を確認しながら作成しましょう。

1つ目は、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書です。給与所得者が諸控除を受けるために提出する書類のことで、給与所得者・扶養家族の個人情報と、その年に扶養家族に変更があった場合は異動月日や事由も記入します。

2つ目は、給与所得者の保険料控除申告書です。年末調整の際に従業員が提出します。

3つ目は、給与所得者の、各種控除（基礎控除申告書、配偶者控除等申告書、所得金額調整控除申告書）の概要です。年末調整において、これらの控除を受けるために行います。

様式は各市区町村によって異なりますが、一般的に、支払い受給者の情報・給与支給額等の金額・配偶者控除・控除対象扶養親族（配偶者を除く）に関する項目などがあります。

総括表は、記載内容に誤りがあると提出できません。はじめて記入する方は、各市区町村のホームページで公開されている記入例を参考にするとよいでしょう。

主な記載項目は、給与の支払い期間・種別・給与支払者の情報・連絡者の情報・関与税理士等の情報・事業種目・受給者総人員などです。

提出先と提出期限について

給与支払い報告書の提出先は、従業員が居住している市区町村となっています。必ず、翌年1月1日時点で居住している市区町村を選択し、翌年1月31日までに提出してください。31日が土日祝日の場合は、翌平日までの提出でもOKです。

事業者は、従業員の書類を住所地ごとにわけ、各市区町村へ提出しましょう。

提出方法

提出方法は、窓口・郵送・インターネットの3つです。直接提出する場合は居住している各市区町村の担当窓口へ、郵送する場合も同様の場所に送付してください。

インターネット経由で提出するには、地方税ポータルシステム「eLTAX（エルタックス）」の利用が必要です。申請の前々年に提出した給与所得の「源泉徴収票」が100枚以上の場合、電子提出が義務化されているので、紙での提出が認められません。

期限までに提出できなかった場合も、罰則として、1年以下の懲役または50万円以下の罰金が地方税法によって科されるので注意してください。

給与支払い報告書でよくあるミス

給与支払い報告書が再提出となる場合、いくつかの原因があります。下記のケースに該当しないように、きちんと確認してから作成・提出しましょう。

従業員情報に間違いがある

従業員の氏名や住所、マイナンバー（個人番号）など、基本情報に誤りがあると訂正が必要です。とくに引越しや結婚などで情報が変更された場合、そのまま提出してしまうことがあるので注意してください。

記載受給者番号を付番している場合も、間違えないように記載しましょう。

金額の誤り

給与や源泉徴収税額、社会保険料の金額は、住民税額の算定に影響するため、誤りのよう記載しましょう。とくに各種控除額は、計算間違いや入力ミスが多いので要注意です。

提出に関するトラブル

提出に関するトラブルとは、提出漏れや二重提出などです。これらのミスは、追加提出や訂正手続きが必要になるので間違えにように気をつけましょう。

eLTAXで再提出する方法

総括表および差分となる個人別明細書を作成し、再提出します。差分となるのは、追加・訂正・取り消しなどが発生した件数分を指し、総括表は「報告人員」の欄に差分として提出する個人別明細書の枚数の入力が必要です。

また、受給者総人員の欄には、正当な値を入力しましょう。

以下、eLTAXで再提出する流れです。CSVファイル形式・手入力・再提出用のXMLファイル形式の3つの方法が選択できます。

CSVファイル形式のデータをインポートする方法は、10番目のCSV項目として「定性表示」があるので、0：新規、1：追加、2：訂正、3：取消の何れかを指定します。

そのあと、追加・訂正・取消をしたいデータをPCdeskへ取り込み、作成・再提出すれば完了です。報告人員の欄には、自動的に差分として提出する個人別明細書の枚数が入力されるので、記入漏れになる心配がありません。

1件ずつ手入力する方法は、申告データの準備を行い、申告税目・提出先を指定して作成します。申告区分から追加・訂正・取消を選択したら、通常の申告データ作成と同じ方法で作成・再提出してください。

再提出用のXMLファイル形式で作成し、PCdeskへインポートする方法も基本的に上記の2例と同じです。データを作成し、インポートしてから再提出してください。

まとめ

2026年版、給与支払い報告書の正しい書き方とよくあるミスを紹介しました。事業者は、従業員の1年間の給与を給与支払い報告書として市区町村へ報告しなければいけません。源泉徴収票と似ているため混同されがちですが、作成の目的や提出先は異なります。個人別明細書と総括表の2つの書類で構成されていることも、きちんと理解しておきましょう。また、提出を忘れると罰則や罰金が課される可能性があります。事前に提出先や提出期限を確認し、間違えないように作成・提出してください。