給与計算は内製化すべき?内製化のメリットやデメリット

給与計算は事業を行うにあたって欠かせません。毎月必ず発生する手間のかかる作業であることに加えて、個人情報が含まれるのでデータの取り扱いに注意が必要な業務です。給与計算をアウトソーシングして業務の手間を減らすのか、個人情報を厳重に扱うために内製化するのかは悩ましい問題です。給与計算を内製化すべきかどうかをお伝えします。

給与計算を内製化すべき?

給与計算を内製化すべきかどうかをお伝えします。はじめに、内製化とは自社内で自社の担当者が業務を行うことです。したがって給与計算の内製化とは、自社の従業員が給与計算を行うということです。

内製化は時間コストと予算の削減につながります。そのため中小企業やベンチャー企業では、推奨している場合が多いです。では、給与計算の内製化は必ず行う必要があるのでしょうか。

確かに内製化には時間コストと予算の削減というメリットがあります。しかし、給与計算という業務には専門性や正確性が非常に重要です。内製化と比べて時間コストと予算はかかりますが、アウトソーシングを行うことにはミスやトラブルを削減できるというメリットがあります。

したがって、給与計算の内製化は、必ず行わなければいけないというわけではありません。状況によってはアウトソーシングを行って専門の人材を用意する必要があります。内製化とアウトソーシングについて詳しく学び、どちらを選択すべきなのかを判断できるようになりましょう。

給与計算を内製化するメリットとデメリット

給与計算の内製化を行うメリットとデメリットをお伝えします。1つ目のメリットは個人情報漏洩のリスクを減らすことができるということです。アウトソーシングの場合は外部企業へデータの送信を行い、外部でデータ処理が行われます。

これらは情報漏洩のリスクを高めます。費用が安いからという理由で、デメリットを考えずにアウトソーシングを行うと、データの流出というリスクを負うことになる可能性があります。内製化を行うことでこれらのリスクを減少することができます。

2つ目のメリットは、業務作業時の変更と修正を素早く行えることです。アウトソーシングに依存しすぎて自社内のノウハウがない場合、給与計算の変更と修正を行う際にその都度社外の担当者に指示をだす必要があります。

社外の担当者はほかにも業務があるためすぐに対応できるとは限りません。したがって実際に変更と修正が行われるまでに時間がかかってしまいます。内製化を行うことで素早く対応できるようになります。また、担当者と連絡を取るためにかかるコストをカットすることもできます。

3つ目のメリットは給与計算時の帳票出力がしやすいということです。アウトソーシングを行い、外部に給与計算を発注する場合、帳簿を紙ベースで納品してもらうと予備の給与計算データがないというトラブルが起こる可能性があります。

データ形式で納品してもらうこともできますが、データ数が足りないということが起こる可能性があります。内製化を行うと自社内で完結するため、このようなトラブルを回避できます。

4つ目のメリットは給与計算に関するノウハウがたまるということです。アウトソーシングの場合、データを外部に送信するだけで給与計算を行ってくれます。依頼する企業としては、手間を省いてくれるためとても助かります。

しかし、自社で給与計算を触らないと外部でどのように給与計算ソフトを使い、どのようにデータが処理されているかがわからなくなってしまいます。内製化を行うと自社内の担当者を育成できます。また、給与計算のノウハウを蓄積することもできます。これはその企業における財産となるでしょう。さらに、万が一アウトソーシングを行った際にトラブルが生じたとしても自社だけで対応することができます。

次にデメリットを紹介します。1つ目のデメリットは人件費がかさむということです。内製化を行うことで、担当者に支払う給与や賞与、社会保険の費用が掛かります。給与計算の専門知識を持つものを雇用する必要があるので、それに見合った対価を支払うこととなります。たとえ専門知識を持たないものを雇用したとしても、研修などの追加費用が掛かります。

2つ目のデメリットは、給与計算の業務が会社ではなく人につくということです。内製化を行うことで専門知識を持つ担当者を生むことができますが、専任の担当者以外わからない業務が発生する可能性があります。また、担当者が同じ人だと同じミスが続くという可能性もあります。

給与計算の内製化が向いていない企業

内製化のメリットとデメリットをお伝えしてきました。最後に内製化が向いていない企業について解説します。

1つ目が、経理部の知識や人材が足りていない場合です。2つ目が、担当者の教育や引継ぎに時間がかかる場合です。これらの場合はアウトソーシングのほうが内製化を行うよりもメリットが大きくなります。

まとめ

本記事では給与計算の内製化とは、内製化のメリットとデメリット、内製化が向いていない企業についてお伝えしました。内製化とは外部に頼らず自社内で業務を行うことです。内製化のメリットは、情報漏洩のリスク軽減、変更や修正の素早い対応、帳票出力のしやすさ、ノウハウの蓄積です。

デメリットは人件費がかさむ、知識や業務が特定の人につきやすいということです。経理部の知識や人材が足りていない場合は内製化よりもアウトソーシングのほうがおすすめです。本記事を読んでいただいた方のためになれば幸いです。